Treuhänder wechseln: die Checkliste für den sauberen Übergang
Die kurze Antwort
Ein Wechsel ist eine organisatorische Aufgabe, keine juristische. Das Auftragsrecht sieht vor, dass ein Auftrag jederzeit gekündigt werden kann, und Ihre Buchhaltungsdaten und Belege können Sie herausverlangen. Am wenigsten Reibung entsteht auf einen Quartals- oder Jahresbeginn. Mitten im Jahr funktioniert es mit Saldenbilanz und offenen Posten ebenso. Die Arbeit macht der neue Anbieter: Er verlangt die Unterlagen an, stimmt sich mit dem bisherigen Treuhänder ab und richtet die Software ein. Sie schreiben die Kündigung und prüfen am Ende einmal die Zahlen.
Die drei Gründe, warum der Wechsel liegen bleibt
"Der Aufwand ist zu gross." Was tatsächlich bei Ihnen liegt, sind drei Dinge: die Kündigung unterschreiben, dem neuen Anbieter eine Vollmacht für die Datenanforderung geben und am Schluss bestätigen, dass die übernommenen Zahlen mit dem letzten Abschluss übereinstimmen. Alles andere ist Arbeit zwischen altem und neuem Treuhänder. Wenn ein Anbieter Ihnen eine Liste mit Unterlagen schickt, die Sie beim bisherigen Treuhänder zusammensuchen sollen, haben Sie den falschen Anbieter.
"Es gibt Streit." Die Kündigung eines Treuhandmandats ist ein Vorgang, den jedes Treuhandbüro kennt. Sie brauchen keine Begründung und sollten auch keine schreiben. Ein sachlicher Brief ohne Vorwürfe erspart Ihnen die Diskussion, die Sie befürchten. Reibung entsteht fast immer aus zwei Quellen: aus einer offenen Rechnung und aus einem unklaren Stichtag. Beides klären Sie im selben Schreiben.
"Wir verlieren unsere Historie." Ihre Buchhaltung liegt in einer Software, und die Daten dieser Software gehören Ihnen. Läuft die Lizenz auf den Treuhänder, ist das der wichtigste Punkt Ihrer Kündigung: Sie klären, ob das Mandat übertragen oder ein Export erstellt wird. Die Vergangenheit wandert ohnehin nicht mit jeder Buchung ins neue System. Übernommen werden die Saldenbilanz, die offenen Posten und die Lohnkonten des laufenden Jahres. Die abgeschlossenen Jahre bleiben dort, wo sie sind, und Sie brauchen davon die Abschlüsse, die Kontoauszüge und die Belege.
Was das Gesetz vorsieht
Ein Treuhandmandat ist in der Regel ein Auftrag nach Obligationenrecht. Zwei Bestimmungen sind für den Wechsel relevant.
OR 404 regelt den Widerruf und die Kündigung des Auftrags. Vorgesehen ist, dass der Auftrag jederzeit widerrufen oder gekündigt werden kann. Ob und wie eine im Vertrag vereinbarte Laufzeit oder Kündigungsfrist daneben wirkt, hängt vom konkreten Vertrag ab und gehört nicht in einen Blogbeitrag.
OR 400 regelt die Rechenschafts- und Herausgabepflicht des Beauftragten. Darauf stützt sich die Anforderung Ihrer Unterlagen.
Diese Unterlagen verlangt der neue Anbieter üblicherweise an:
- Buchhaltungsdaten des laufenden und der abgeschlossenen Jahre, als Export oder Zugang zur Software
- Belege, Kontoauszüge und Verträge
- Saldenbilanz per Stichtag
- offene Posten bei Debitoren und Kreditoren
- Lohnkonten des laufenden Jahres, Lohnarten und Versicherungspolicen
- Zugänge und Lizenzen zur Buchhaltungs- und Lohnsoftware
- eingereichte MWST-Abrechnungen des laufenden Jahres
- letzter unterzeichneter Jahresabschluss und die dazugehörige Steuererklärung
Zum heiklen Punkt: In der Praxis wird die offene Honorarrechnung gelegentlich mit der Herausgabe der Unterlagen verknüpft. Als allgemeine Aussage gilt, dass Geschäftsbücher und Belege, die dem Kunden gehören, nicht als Druckmittel für eine strittige Rechnung dienen. Wie ein einzelner Fall zu beurteilen ist, hängt davon ab, was genau zurückbehalten wird und was der Vertrag sagt. Wenn es so weit kommt, holen Sie eine juristische Einschätzung, bevor Sie einen Brief mit Rechtsbegriffen schreiben.
Die Checkliste
1. Vertrag lesen. Suchen Sie nach Laufzeit, Kündigungsfrist und Formvorschrift. Viele Treuhandmandate laufen ohne schriftlichen Vertrag, dann entfällt dieser Punkt. Existiert eine Vereinbarung, halten Sie sich an die vereinbarte Frist und Form, statt sie zu diskutieren.
2. Stichtag festlegen. Wählen Sie einen Quartals- oder Jahresbeginn. Der Vorteil ist rein praktisch: Die MWST-Periode ist abgeschlossen, die Saldenbilanz per Quartalsende liegt vor, und niemand muss eine laufende Periode aufteilen.
3. Den neuen Anbieter fixieren, bevor Sie kündigen. Erst der unterschriebene Auftrag, dann die Kündigung. Sonst haben Sie eine Lücke, in der niemand für Ihre Fristen zuständig ist. Preise und Leistungsumfang gehören vorher schriftlich fest, ebenso die Frage, wer die Übernahme macht und ob sie etwas kostet.
4. Schriftlich kündigen. Ein kurzer Brief oder eine E-Mail mit Lesebestätigung. Nennen Sie den Stichtag, die Unterlagen, die Sie erwarten, und die Kontaktperson beim neuen Anbieter. Keine Begründung, keine Vorwürfe. Ein Muster steht weiter unten.
5. Unterlagen anfordern. Die Liste oben gehört in die Kündigung oder in eine Beilage. Setzen Sie ein Datum, bis wann Sie die Übergabe erwarten, und benennen Sie eine Form: Export, Zugang zur Software oder physische Übergabe der Ordner.
6. Software und Lizenzen klären. Läuft die Lizenz auf Ihre Firma, ändern Sie nur die Berechtigungen. Läuft sie auf den Treuhänder, klären Sie im selben Schreiben, ob das Mandat auf Sie übertragen wird oder ob Sie einen vollständigen Export erhalten. Diesen Punkt zuerst anpacken, er hat die längste Vorlaufzeit.
7. Vollmachten und Zustelladressen umstellen. ESTV, Ausgleichskasse und kantonale Steuerverwaltung führen je eigene Vollmachten, und die Formulare unterscheiden sich je Stelle und Kanton. Klären Sie für jede Stelle einzeln, welche Vollmacht auf Ihren bisherigen Treuhänder lautet, und stellen Sie sie um. Das ist Fleissarbeit und der häufigste Grund, warum nach einem Wechsel noch Post an der falschen Adresse landet.
8. Offene Honorare klären. Verlangen Sie die Schlussrechnung bis zum Stichtag und prüfen Sie, ob angefangene Arbeiten enthalten sind, etwa ein bereits begonnener Jahresabschluss. Was unbestritten ist, bezahlen Sie. Was Sie für falsch halten, bestreiten Sie schriftlich und getrennt von der Übergabe.
9. Die Übernahme kontrollieren. Der neue Anbieter übernimmt die Eröffnungssalden und stimmt sie mit dem letzten Abschluss ab. Bei der Lohnbuchhaltung wird zusätzlich der letzte Monat nachgerechnet: Stimmt der Nettolohn pro Person auf den Franken, ist die Übernahme sauber und die Lohnausweise im Januar stimmen ebenfalls. Diese Kontrolle geben Sie frei, das ist Ihr eigentlicher Aufwand.
10. Erster Monat beim Neuen. Belege laufen ab dem Stichtag an die neue Adresse, der erste Monatsabschluss und der erste Lohnlauf kommen zu den vereinbarten Terminen, und Sie erhalten die erste Rechnung. Vergleichen Sie sie mit dem Angebot. Wenn beide gleich sind, ist der Wechsel abgeschlossen.
Muster für die Kündigung
Kurz halten. Alles, was über die folgenden Zeilen hinausgeht, lädt zur Diskussion ein.
``` [Ort], [Datum]
Kündigung des Treuhandmandats
Sehr geehrte[r] [Anrede Name]
Wir kündigen das Treuhandmandat für die [Firma] per [Datum].
Für die Übergabe an unseren neuen Treuhänder bitten wir Sie um folgende Unterlagen bis [Datum]:
- Buchhaltungsdaten als Export oder Zugang zur Software
- Saldenbilanz per [Stichtag]
- offene Posten Debitoren und Kreditoren
- Lohnkonten des laufenden Jahres und Lohnarten
- eingereichte MWST-Abrechnungen des laufenden Jahres
- letzter Jahresabschluss und Steuererklärung
- Belege und Ordner des laufenden Jahres
Für die Abstimmung wenden Sie sich bitte direkt an [Name, neuer Treuhänder, E-Mail]. Wir haben ihn bevollmächtigt, die Unterlagen entgegenzunehmen.
Bitte stellen Sie uns Ihre Arbeiten bis zum [Datum] in Rechnung.
Für die bisherige Zusammenarbeit danken wir Ihnen.
Freundliche Grüsse [Name, Funktion] ```
Zeitachse
Woche 1: Kündigung und Datenanforderung. Der Auftrag beim neuen Anbieter ist unterschrieben. Sie schicken die Kündigung, der neue Anbieter meldet sich beim bisherigen Treuhänder und fordert Saldenbilanz, offene Posten und Lohnstammdaten an. Parallel werden Software und Zugänge geklärt.
Woche 2: Einrichtung und Kontrolle. Der Kontenplan wird übernommen oder neu aufgesetzt, die Eröffnungssalden werden erfasst und gegen den letzten Abschluss abgestimmt. Beim Lohn wird der letzte Monat nachgerechnet. Sie prüfen das Ergebnis einmal und geben frei.
Woche 3: laufender Betrieb. Belege gehen an die neue Adresse, Vollmachten und Zustelladressen sind umgestellt, der erste Monatsabschluss und der erste Lohnlauf laufen im normalen Rhythmus.
Bei Tabulo dauert es vom unterschriebenen Auftrag bis zum laufenden Betrieb ein bis zwei Wochen. Länger wird es dann, wenn Unterlagen nur zögerlich kommen oder wenn parallel noch ein Rückstand aufgearbeitet werden muss.
Sonderfall Wechsel mitten im Jahr
Der Wechsel per Jahresbeginn ist der bequemste, aber er ist keine Bedingung. Wer im Mai unzufrieden ist, wartet sonst sieben Monate mit einem Zustand, der ihn stört.
Mitten im Jahr läuft es über die Saldenbilanz per Stichtag. Sie ist der Übergabepunkt: Der bisherige Treuhänder schliesst die Periode bis dorthin ab, der neue baut darauf auf. Dazu kommen die offenen Posten bei Debitoren und Kreditoren, damit Zahlungseingänge nach dem Stichtag richtig zugeordnet werden.
Beim Lohn ist die Übernahme etwas heikler, weil AHV, UVG und Quellensteuer auf Jahreswerten rechnen. Deshalb werden die aufgelaufenen Werte pro Person übernommen und der letzte Lohnlauf nachgerechnet. Stimmt er auf den Franken, sind auch die Lohnausweise am Jahresende korrekt.
Offen bleibt die Frage, wer den Jahresabschluss macht. Beide Varianten funktionieren: Der bisherige Treuhänder schliesst das Jahr noch ab, in dem er den grösseren Teil geführt hat, oder der neue Anbieter übernimmt ihn ganz. Entscheiden Sie das vor der Kündigung und halten Sie es fest, sonst wird es im Frühling zur Diskussion.
Am schwierigsten ist der Wechsel kurz vor einer Frist. Wer zwei Wochen vor dem Ende einer MWST-Periode wechselt, verschiebt die Abrechnung mitten im Umbau. Ein Stichtag am Periodenende kostet Sie ein paar Wochen Geduld und erspart beiden Seiten diese Übung.
Was der Wechsel zu Tabulo kostet
Buchhaltung ab CHF 99 pro Monat, mit MWST-Abrechnung, Jahresabschluss und Steuererklärung im Preis. Lohnbuchhaltung CHF 25 pro Mitarbeitende und Monat, mindestens CHF 90. Die Übernahme vom bisherigen Treuhänder ist Teil des Auftrags, dafür verrechnen wir nichts zusätzlich. Was die einzelnen Stufen enthalten, steht auf der Preisübersicht, die Details zum Lohn auf der Seite zur Lohnbuchhaltung.
Am schnellsten geht ein Vergleich mit Ihrer letzten Treuhandrechnung: hochladen, und Sie erhalten den Preis für denselben Leistungsumfang.
Häufige Fragen
Muss ich einen Grund für die Kündigung angeben? Nein. Eine Begründung ändert nichts an der Kündigung und führt meist nur zu einer Diskussion, die Sie nicht führen müssen. Wenn Sie etwas sagen möchten, tun Sie es mündlich und getrennt vom Schreiben.
Unser Treuhänder hat noch eine Rechnung offen. Bekommen wir unsere Unterlagen? Bezahlen Sie, was unbestritten ist, dann fällt das Thema weg. Als allgemeine Aussage gilt, dass Geschäftsbücher und Belege, die dem Kunden gehören, nicht als Druckmittel für eine strittige Rechnung dienen. Bleibt die Herausgabe blockiert, ist das ein Fall für eine Fachperson und nicht für einen Musterbrief.
Wer spricht mit dem bisherigen Treuhänder? Die Kündigung kommt von Ihnen, alles Weitere läuft zwischen den beiden Treuhändern. Wir übernehmen die Abstimmung, sobald Sie uns bevollmächtigt haben.
Wir haben noch keine eigene Buchhaltungssoftware, alles läuft beim Treuhänder. Dann klären Sie zuerst die Lizenz. Entweder wird das Mandat auf Ihre Firma übertragen, oder Sie erhalten einen vollständigen Datenexport und starten in einem neuen System. Bei uns läuft die Software auf Ihren Namen, damit sich diese Frage beim nächsten Mal nicht mehr stellt.
Unsere Buchhaltung ist im Rückstand. Sollen wir zuerst aufholen und dann wechseln? Nein, das ist ein häufiger Grund für den Wechsel. Wir arbeiten den Rückstand zu einer fixen Pauschale auf, die Sie vor dem Start kennen, und übernehmen danach den laufenden Betrieb zum normalen Fixpreis.
Was passiert mit den abgeschlossenen Jahren? Die bleiben, wie sie sind. Übernommen werden Saldenbilanz, offene Posten und Lohnkonten des laufenden Jahres. Aus den Vorjahren brauchen Sie die unterzeichneten Abschlüsse, die Steuererklärungen und die Belege, für die noch eine Aufbewahrungspflicht besteht.
Und wenn wir bei Ihnen wieder gehen wollen? Sie behalten Software und Daten, die Lizenz lief immer auf Ihren Namen. Wir übergeben Saldenbilanz und Unterlagen an den nächsten Treuhänder, ohne Zusatzkosten.
Dieser Beitrag beschreibt den üblichen Ablauf eines Treuhänderwechsels und stellt keinen Rechtsrat dar. Er beurteilt keinen Einzelfall. Wenn Ihr Vertrag ungewöhnliche Bestimmungen enthält oder wenn es zum Streit über Honorar und Herausgabe kommt, ziehen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt bei, bevor Sie handeln. Fragen zum Ablauf beantworten wir über Kontakt, wie wir arbeiten steht unter Über uns.