Der Wechsel ist eine organisatorische Aufgabe, keine juristische.

Bei Ihnen liegen drei Dinge: die Kündigung unterschreiben, dem neuen Anbieter eine Vollmacht für die Datenanforderung geben und am Schluss bestätigen, dass die übernommenen Zahlen mit dem letzten Abschluss übereinstimmen. Alles andere ist Arbeit zwischen altem und neuem Treuhänder. Am wenigsten Reibung entsteht auf einen Quartals- oder Jahresbeginn, mitten im Jahr funktioniert es über die Saldenbilanz ebenso.

Die drei Gründe, warum der Wechsel liegen bleibt

Der Aufwand. Was tatsächlich bei Ihnen liegt, steht oben. Die Unterlagen fordert der neue Anbieter selbst an und stimmt sich mit dem bisherigen Treuhänder ab. Wenn Ihnen jemand eine Liste mit Unterlagen schickt, die Sie beim bisherigen Treuhänder zusammensuchen sollen, haben Sie den falschen Anbieter.

Der Streit. Die Kündigung eines Treuhandmandats kennt jedes Treuhandbüro. Sie brauchen keine Begründung und sollten auch keine schreiben. Reibung entsteht fast immer aus einer offenen Rechnung oder einem unklaren Stichtag, und beides klären Sie im selben Schreiben.

Der Datenverlust. Die Daten in Ihrer Buchhaltungssoftware gehören Ihnen. Läuft die Lizenz auf den Treuhänder, klären Sie in der Kündigung, ob das Mandat übertragen oder ein Export erstellt wird. Ins neue System wandern ohnehin nur Saldenbilanz, offene Posten und Lohnkonten des laufenden Jahres; die abgeschlossenen Jahre bleiben, wo sie sind.

Was das Gesetz vorsieht

Ein Treuhandmandat ist in der Regel ein Auftrag nach Obligationenrecht, und das Auftragsrecht sieht vor, dass ein Auftrag jederzeit widerrufen oder gekündigt werden kann (OR 404). Der Beauftragte ist verpflichtet, über seine Geschäftsführung Rechenschaft abzulegen und alles zu erstatten, was ihm daraus zugekommen ist (OR 400). Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR 958f).

Die Checkliste in zehn Punkten

1. Vertrag lesen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Formvorschrift. Viele Mandate laufen ohne schriftlichen Vertrag, dann entfällt der Punkt.
2. Stichtag festlegen. Quartals- oder Jahresbeginn. Dann ist die MWST-Periode abgeschlossen und niemand muss eine laufende Periode aufteilen.
3. Neuen Anbieter fixieren, bevor Sie kündigen. Erst der unterschriebene Auftrag, dann die Kündigung. Sonst entsteht eine Lücke, in der niemand für Ihre Fristen zuständig ist.
4. Schriftlich kündigen. Stichtag, erwartete Unterlagen, Kontaktperson beim neuen Anbieter. Keine Begründung.
5. Unterlagen anfordern. Buchhaltungsdaten, Belege, Saldenbilanz, offene Posten, Lohnkonten, MWST-Abrechnungen des laufenden Jahres, letzter Abschluss und Steuererklärung. Mit Datum und Form der Übergabe.
6. Software und Lizenzen klären. Läuft die Lizenz auf Ihre Firma, ändern Sie nur die Berechtigungen. Läuft sie auf den Treuhänder, klären Sie Übertragung oder Export. Dieser Punkt hat die längste Vorlaufzeit.
7. Vollmachten und Zustelladressen umstellen. ESTV, Ausgleichskasse und kantonale Steuerverwaltung führen je eigene Vollmachten. Das ist Fleissarbeit und der häufigste Grund, warum später noch Post an der falschen Adresse landet.
8. Offene Honorare klären. Schlussrechnung bis zum Stichtag verlangen und prüfen, ob angefangene Arbeiten enthalten sind. Was unbestritten ist, bezahlen Sie; was Sie für falsch halten, bestreiten Sie schriftlich und getrennt von der Übergabe.
9. Die Übernahme kontrollieren. Die Eröffnungssalden werden mit dem letzten Abschluss abgestimmt, beim Lohn wird der letzte Monat nachgerechnet. Stimmt der Nettolohn pro Person auf den Franken, ist die Übernahme sauber. Diese Kontrolle geben Sie frei.
10. Erster Monat beim Neuen. Belege laufen an die neue Adresse, Monatsabschluss und Lohnlauf kommen zu den vereinbarten Terminen. Vergleichen Sie die erste Rechnung mit dem Angebot.

Muster für die Kündigung

Kurz halten. Alles, was über diese Zeilen hinausgeht, lädt zur Diskussion ein.

[Ort], [Datum]

Kündigung des Treuhandmandats

Sehr geehrte[r] [Anrede Name]

Wir kündigen das Treuhandmandat für die [Firma] per [Datum].

Für die Übergabe an unseren neuen Treuhänder bitten wir Sie um
folgende Unterlagen bis [Datum]:

- Buchhaltungsdaten als Export oder Zugang zur Software
- Saldenbilanz per [Stichtag]
- offene Posten Debitoren und Kreditoren
- Lohnkonten des laufenden Jahres und Lohnarten
- eingereichte MWST-Abrechnungen des laufenden Jahres
- letzter Jahresabschluss und Steuererklärung
- Belege und Ordner des laufenden Jahres

Für die Abstimmung wenden Sie sich bitte direkt an [Name, neuer
Treuhänder, E-Mail]. Wir haben ihn bevollmächtigt, die Unterlagen
entgegenzunehmen.

Bitte stellen Sie uns Ihre Arbeiten bis zum [Datum] in Rechnung.

Für die bisherige Zusammenarbeit danken wir Ihnen.

Freundliche Grüsse
[Name, Funktion]

Der Ablauf in drei Wochen

Woche 1: Kündigung und Datenanforderung. Der Auftrag beim neuen Anbieter ist unterschrieben. Sie schicken die Kündigung, der neue Anbieter fordert Saldenbilanz, offene Posten und Lohnstammdaten an. Parallel werden Software und Zugänge geklärt.

Woche 2: Einrichtung und Kontrolle. Der Kontenplan wird übernommen, die Eröffnungssalden werden erfasst und gegen den letzten Abschluss abgestimmt, beim Lohn wird der letzte Monat nachgerechnet. Sie prüfen das Ergebnis einmal und geben frei.

Woche 3: laufender Betrieb. Belege gehen an die neue Adresse, Vollmachten und Zustelladressen sind umgestellt, der erste Monatsabschluss und der erste Lohnlauf laufen im normalen Rhythmus.

Bei Tabulo dauert es vom unterschriebenen Auftrag bis zum laufenden Betrieb ein bis zwei Wochen. Länger wird es, wenn Unterlagen zögerlich kommen oder wenn parallel ein Rückstand aufgearbeitet werden muss.

Wechsel mitten im Jahr

Der Wechsel per Jahresbeginn ist der bequemste, aber keine Bedingung. Mitten im Jahr ist die Saldenbilanz per Stichtag der Übergabepunkt: Der bisherige Treuhänder schliesst die Periode bis dorthin ab, der neue baut darauf auf, und die offenen Posten bei Debitoren und Kreditoren sorgen dafür, dass Zahlungseingänge nach dem Stichtag richtig zugeordnet werden. Beim Lohn werden die aufgelaufenen Werte pro Person übernommen und der letzte Lohnlauf nachgerechnet, weil AHV, UVG und Quellensteuer auf Jahreswerten rechnen. Klären Sie vor der Kündigung, wer den Jahresabschluss macht, sonst wird das im Frühling zur Diskussion.

Was der Wechsel zu Tabulo kostet

Buchhaltung ab CHF 99 pro Monat, mit MWST-Abrechnung, Jahresabschluss und Steuererklärung im Preis. Die Übernahme vom bisherigen Treuhänder ist Teil des Auftrags, dafür verrechnen wir nichts zusätzlich. Was die einzelnen Stufen enthalten, steht auf der Preisübersicht, die Details zum Lohn auf der Seite zur Lohnbuchhaltung und der Leistungsumfang unter Buchhaltung auslagern.

Die ausführliche Fassung mit häufigen Fragen steht im Beitrag Treuhänder wechseln: die Checkliste für den sauberen Übergang. Weitere Beiträge finden Sie im Blog, wie wir arbeiten steht unter Über uns.

Diese Seite beschreibt den üblichen Ablauf eines Treuhänderwechsels und stellt keinen Rechtsrat dar. Sie beurteilt keinen Einzelfall. Wenn Ihr Vertrag ungewöhnliche Bestimmungen enthält oder wenn es zum Streit über Honorar und Herausgabe kommt, ziehen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt bei, bevor Sie handeln.