Die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz dauert 10 Jahre (Art. 958f OR). So lange bewahren Sie Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Endet Ihr Geschäftsjahr am 31.12.2025, bleiben dessen Unterlagen bis 31.12.2035. Gehört Ihrem mehrwertsteuerpflichtigen Betrieb eine Liegenschaft, gelten für einen Teil der Unterlagen dazu 20 Jahre. Arbeitszeitnachweise bleiben 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit. Bücher und Belege dürfen elektronisch abgelegt sein. Geschäftsbericht und Revisionsbericht bewahren Sie schriftlich und unterzeichnet auf.
Aufbewahrungsfristen in der Schweiz: Tabelle mit 10, 20 und 5 Jahren
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher | 10 Jahre | Art. 958f OR |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | Art. 958f OR |
| Geschäftsbericht | 10 Jahre, schriftlich und unterzeichnet | Art. 958f OR |
| Revisionsbericht | 10 Jahre, schriftlich und unterzeichnet | Art. 958f OR |
| MWST-Unterlagen | bis die Steuerforderung verjährt ist, mindestens 10 Jahre | Art. 70 Abs. 2 MWSTG |
| Bestimmte MWST-Unterlagen zu Liegenschaften | 20 Jahre | Art. 70 Abs. 3 MWSTG |
| Arbeitszeitnachweise | 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit | Art. 73 ArGV 1 |
| Lohnunterlagen | 10 Jahre, als Buchungsbelege | Art. 958f OR |
Quellen: Obligationenrecht, Mehrwertsteuergesetz, SECO zu Art. 73 ArGV 1, Stand 2026
Die 10 Jahre treffen jedes Unternehmen, das zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet ist. Juristische Personen wie die GmbH und die AG führen Bücher nach Art. 957 OR, deshalb gilt für sie Art. 958f OR. Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind dazu verpflichtet, wenn sie im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500'000 Umsatzerlös erzielt haben. Unter dieser Schwelle bewahren Selbständige Geschäftsbücher und Belege trotzdem 10 Jahre auf. Das verlangt das Gesetz über die direkte Bundessteuer (Art. 126 DBG). Wie die Bücher aufgebaut sind, steht unter Buchhaltung für KMU.
Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres
Sie rechnen die 10 Jahre ab dem Ablauf des Geschäftsjahres, zu dem die Unterlage gehört. Eine Rechnung vom Februar 2025 und eine vom Dezember 2025 haben dasselbe Fristende, wenn beide ins Geschäftsjahr 2025 fallen (Art. 958f OR).
Eine Schreinerei in Winterthur ist eine GmbH und schliesst ihr Geschäftsjahr 2025 am 31.12.2025 ab. Bücher und Belege dieses Jahres bewahrt sie bis 31.12.2035 auf, frühestens am 01.01.2036 darf sie sie vernichten.
Die Schreinerei erfasst ausserdem die Arbeitszeit und hat 2025 eine Geschäftsliegenschaft mit Vorsteuerabzug gekauft.
| Jahr | Stichtag | Bedeutung |
|---|---|---|
| 2025 | 31.12.2025 | Geschäftsjahr 2025 endet, die 10 Jahre beginnen |
| 2030 | 31.03.2030 | Ende der Frist für die Arbeitszeiterfassung März 2025 |
| 2035 | 31.12.2035 | Ende der Frist für Bücher, Belege und MWST-Unterlagen 2025 |
| 2045 | 31.12.2045 | Kaufunterlagen der Liegenschaft bleiben mindestens bis zu diesem Tag |
Beispielwerte für ein Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr 2025 entspricht, gerechnet nach Art. 958f OR und Art. 70 MWSTG, Stand 2026.
Endet Ihr Geschäftsjahr an einem anderen Tag, etwa am 30. Juni, rechnen Sie ab diesem Tag.
Mehrwertsteuer: mindestens 10 Jahre, bei Liegenschaften 20 Jahre
Aufbewahren, bis die Steuerforderung verjährt ist
Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, bewahren Sie Ihre Unterlagen auf, bis die Steuerforderung absolut verjährt ist. Das Gesetz nennt Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und Aufzeichnungen. Absolut verjährt ist die Forderung 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der sie entstanden ist. Dann kann die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) sie in keinem Fall mehr festsetzen. Als Steuerperiode gilt das Kalenderjahr. Die 10 Jahre des Obligationenrechts gelten daneben weiter. Vernichten Sie MWST-Unterlagen erst, wenn beide Fristen abgelaufen sind (Art. 42 und 70 MWSTG).
Liegenschaften: 20 Jahre, wenn sich der Vorsteuerabzug nachträglich ändert
Die 20 Jahre betreffen Sie, wenn Ihrem mehrwertsteuerpflichtigen Betrieb eine Liegenschaft gehört und sich der Vorsteuerabzug dafür nachträglich ändert. Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die Ihnen in Rechnung gestellt wurde. Liegenschaften heissen im Gesetz «unbewegliche Gegenstände».
Im ersten Fall haben Sie die Vorsteuer abgezogen. Später fallen die Voraussetzungen dafür weg. Dann korrigieren Sie den Abzug. Das Gesetz nennt das Eigenverbrauch.
Im zweiten Fall treten die Voraussetzungen erst später ein. Dann können Sie die Vorsteuer abziehen. Das heisst Einlageentsteuerung.
Unterlagen, die Sie für diese beiden Berechnungen brauchen, bewahren Sie 20 Jahre auf. Die übrigen MWST-Unterlagen zur Liegenschaft fallen unter die allgemeine Frist. Ob ein Vorgang darunter fällt, klärt die ESTV verbindlich.
Die Schreinerei hat beim Kauf 2025 die Vorsteuer abgezogen und braucht die Kaufunterlagen, falls sie den Abzug später korrigiert. Sie rechnet die 20 Jahre ab Ende 2025 und bewahrt die Kaufunterlagen mindestens bis 31.12.2045 auf.
Quelle: Art. 70 MWSTG, Stand 2026
Lohnunterlagen und Arbeitszeitnachweise
Lohnabrechnungen bewahren Sie 10 Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres auf. Das Obligationenrecht nennt für sie keine eigene Frist, sie gelten als Buchungsbelege.
Arbeitszeitnachweise halten Sie 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit verfügbar. Die Arbeitszeiterfassung der Schreinerei für März 2025 gilt bis 31.03.2025, die Schreinerei bewahrt sie mindestens bis 31.03.2030 auf (Art. 73 ArGV 1, Stand 2026). Wann die Gültigkeit eines Nachweises in Ihrem Betrieb endet, sagt Ihnen das kantonale Arbeitsinspektorat.
Diese 5 Jahre sind die Pflicht. Als Empfehlung legen Sie die Nachweise zu den Lohnunterlagen und bewahren beides 10 Jahre auf. So lange bleiben die Lohnunterlagen nach Art. 958f OR ohnehin. Was sonst dazugehört, steht unter Lohnbuchhaltung.
Elektronisch archivieren nach GeBüV
Bücher und Belege dürfen Sie auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahren. Dafür muss die Ablage mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen, und Sie müssen sie jederzeit lesbar machen können. Die Einzelheiten hat der Bundesrat in der GeBüV geregelt (Art. 958f OR).
Was Sie elektronisch aufgezeichnet haben, dürfen Sie für die Mehrwertsteuer nicht ausschliesslich auf Papier oder Mikrofilm archivieren. Das ist ESTV-Praxis (MWST-Info 16).
Unveränderbare und veränderbare Datenträger
Die GeBüV unterscheidet Datenträger danach, ob sich ihr Inhalt nachträglich ändern lässt. Unveränderbare Datenträger, zum Beispiel eine nicht überschreibbare CD oder DVD, dürfen Sie ohne zusätzliche Anforderungen verwenden (Art. 9 GeBüV). Für die Cloud gilt das nach dem KMU-Portal des Bundes nicht. Sie ist zulässig, fällt aber unter die strengeren Anforderungen für veränderbare Datenträger.
Integrität, Zeitstempel und Protokolle
Auf veränderbaren Datenträgern stellen Sie die Integrität der Daten sicher, also ihre Unversehrtheit. Als Mittel nennt das KMU-Portal des Bundes die elektronische Signatur. Der Zeitpunkt der Speicherung muss fälschungssicher nachweisbar sein, zum Beispiel mit einem Zeitstempel. Protokolle und Logdateien bewahren Sie ebenfalls auf. Nach dem KMU-Portal gibt es Programme, die diese Funktionen bereits enthalten.
Berechtigte Personen müssen die Unterlagen bis zum Ende der Frist jederzeit innert angemessener Frist einsehen und prüfen können. Halten Sie dafür die nötigen Geräte und Programme verfügbar.
Quelle: KMU-Portal des Bundes, Stand 2026
Geschäftsbericht und Revisionsbericht: schriftlich und unterzeichnet
Geschäftsbericht und Revisionsbericht bewahren Sie schriftlich und unterzeichnet auf (Art. 958f OR). Das KMU-Portal des Bundes nennt dafür je ein gedrucktes und unterschriebenes Exemplar. Hat Ihre Gesellschaft auf die Revision verzichtet, gibt es keinen Revisionsbericht. Was dazu gehört, steht unter Jahresabschluss für die GmbH.
Drei Fehler bei der Aufbewahrung: Belegdatum, Cloud, Liegenschaft
- Die Frist ab dem Belegdatum rechnen. Sie läuft ab dem Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR).
- Die Cloud für verboten halten. Sie ist zulässig, unterliegt aber den strengeren Anforderungen für veränderbare Datenträger (KMU-Portal des Bundes).
- Unterlagen zu Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch einer Liegenschaft nach 10 Jahren vernichten. Für sie gelten 20 Jahre (Art. 70 MWSTG).
Acht Schritte für die Ablage in Ihrem KMU
- Lesen Sie das Abschlussdatum aus Ihrer Jahresrechnung und notieren Sie zu jedem Geschäftsjahr das Fristende, also Abschlussdatum plus 10 Jahre (Art. 958f OR).
- Legen Sie Bücher und Belege je Geschäftsjahr geschlossen ab, damit alle Unterlagen eines Jahres dasselbe Fristende haben.
- Drucken Sie nach jedem Abschluss den Geschäftsbericht und, falls vorhanden, den Revisionsbericht aus. Lassen Sie beide unterzeichnen und legen Sie das Papier ab.
- Führen Sie Unterlagen zu Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch bei Liegenschaften in einem eigenen Ordner und vermerken Sie darauf 20 Jahre.
- Legen Sie die Arbeitszeitnachweise jeden Monat zu den Lohnunterlagen.
- Klären Sie, ob Ihr Archiv auf einem veränderbaren Datenträger liegt, zum Beispiel in der Cloud.
- Verlangen Sie in diesem Fall vom Anbieter schriftlich, wie er Integrität, Zeitstempel und Protokolle nachweist.
- Prüfen Sie vor dem Vernichten, ob die 10 Jahre seit Ende des Geschäftsjahres abgelaufen sind. Bei den Unterlagen aus Schritt 4 sind es 20 Jahre. Bei MWST-Unterlagen muss zudem die Steuerforderung absolut verjährt sein (Art. 70 MWSTG).
Beginnen Sie mit dem ältesten Geschäftsjahr in Ihrem Archiv und gehen Sie die Liste Jahr für Jahr durch. Fehlen dabei Belege, zeigt der Beitrag Rückstand in der Buchhaltung aufholen das Vorgehen. Ganze Jahre lassen sich über Buchhaltung nachholen aufarbeiten. Tabulo übernimmt die Buchhaltung von der Belegerfassung bis zum Jahresabschluss, Sie leiten die Belege weiter: Buchhaltung auslagern.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Geschäftsbücher und Belege in der Schweiz aufbewahrt werden?
10 Jahre nach Art. 958f OR, Stand 2026. Dasselbe gilt für Geschäftsbericht und Revisionsbericht.
Ab wann läuft die Frist von 10 Jahren?
Ab dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab dem Belegdatum. Für das Geschäftsjahr 2025 mit Abschluss am 31.12.2025 endet sie am 31.12.2035 (Art. 958f OR).
Wie lange müssen Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege und bleiben 10 Jahre. Für Arbeitszeitnachweise gelten 5 Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (SECO zu Art. 73 ArGV 1).
Darf ich Belege nur digital aufbewahren?
Ja, Bücher und Belege dürfen elektronisch abgelegt sein, wenn die Ablage mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmt und jederzeit lesbar ist. Geschäftsbericht und Revisionsbericht bewahren Sie schriftlich und unterzeichnet auf.
Welche Dokumente fallen unter die Aufbewahrungspflicht?
Nach dem Obligationenrecht sind es Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht. Das Mehrwertsteuergesetz nennt für steuerpflichtige Personen zusätzlich Geschäftspapiere und Aufzeichnungen. Buchungsbeleg ist jede schriftliche Aufzeichnung, die nötig ist, um einen gebuchten Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Art. 957a OR). Ein Angebot, eine E-Mail oder ein Vertrag gehört dazu, wenn die Buchung ohne sie nicht nachvollziehbar ist.
Was verlangt die GeBüV bei der elektronischen Archivierung?
Auf unveränderbaren Datenträgern verlangt sie nichts Zusätzliches. Auf veränderbaren Datenträgern sichern Sie die Integrität, weisen den Zeitpunkt der Speicherung fälschungssicher nach und bewahren Protokolle und Logdateien auf.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder zu früh vernichtet wurden?
Bei der Mehrwertsteuer schätzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen, wenn Aufzeichnungen fehlen oder unvollständig sind. Wer Bücher und Belege vorsätzlich oder fahrlässig nicht ordnungsgemäss aufbewahrt, wird dort mit Busse bestraft. Das gilt, sofern keine andere Bestimmung eine höhere Strafe vorsieht (Art. 79 und 98 MWSTG).
Gelten für die Mehrwertsteuer bei Immobilien andere Fristen?
Ja, 20 Jahre für Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Für die übrigen MWST-Unterlagen verlangt die ESTV mindestens 10 Jahre.