Sechs Monate Rückstand, in drei Wochen aufgearbeitet.
Eine offene Buchhaltung ist der häufigste Grund, warum ein KMU den Treuhänder wechselt. Meistens beginnt sie banal: eine Auftragsspitze, ein Personalausfall, ein Softwarewechsel, der länger dauerte als geplant. Die Aufarbeitung läuft danach immer nach demselben Muster ab.
Wir fragen nicht, warum es so weit gekommen ist. Für die Aufarbeitung zählen der letzte sauber abgeschlossene Zeitraum und der Stapel, der seither dazugekommen ist. Der Aufwand wächst mit der Anzahl offener Monate, und zwar linear: Sechs Monate sind ungefähr doppelt so viel Arbeit wie drei, nicht das Zehnfache.
Was das Liegenlassen kostet
MWST und Sozialversicherungen haben eigene Fristen, die unabhängig vom Zustand Ihrer Buchhaltung weiterlaufen. Wer zu spät abrechnet oder zu spät zahlt, muss mit Verzugszins und Mahnungen rechnen. Bleibt eine Steuererklärung trotz Mahnung aus, veranlagt die Steuerbehörde nach pflichtgemässem Ermessen. Eine solche Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus, und sie nachträglich zu korrigieren ist aufwendiger, als die Zahlen von Anfang an zu liefern. Für ein Kreditgesuch verlangen Banken aktuelle Abschlüsse; ohne diese kommt ein Gesuch gar nicht erst in die Beurteilung.
Der teuerste Punkt ist der unauffälligste. Ein halbes Jahr ohne Zahlen ist ein halbes Jahr Entscheidungen nach Gefühl: Wer die Marge des letzten Auftrags nicht kennt, kalkuliert den nächsten falsch, und wer offene Debitoren nicht sieht, mahnt sie nicht.
Der Ablauf: drei Wochen, fünf Etappen
Ein Rückstand wird nicht Beleg für Beleg abgetragen, sondern Etappe für Etappe über den ganzen Zeitraum. Deshalb sind sechs Monate in drei Wochen machbar.
- Woche 1: sammeln und digitalisieren. Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen, Lohnunterlagen und die Post der Ämter kommen an einen Ort. Papier wird gescannt, Bankdaten holen wir aus dem Export oder über die Schnittstelle. Das ist die einzige Etappe, in der wir auf Sie angewiesen sind.
- Woche 2: verbuchen und prüfen. Die Software liest jeden Beleg und schlägt die Buchung vor. Gleichartige Belege behandelt sie gleich, und in sechs Monaten Rückstand sind die meisten Belege gleichartig. Fachleute schauen an, was sie nicht sicher zuordnen konnte, und wir sammeln die Rückfragen.
- Woche 3: klären und abstimmen. Sie beantworten die Rückfragen in einem Durchgang. Danach stimmen wir Bank, Debitoren, Kreditoren, MWST- und Lohnkonten auf den Rappen ab. Erst wenn das aufgeht, ist der Zeitraum abgeschlossen und nicht nur erfasst. Offene MWST-Abrechnungen und Lohnmeldungen reichen wir nach.
Den einzigen Termin, der das Tempo bestimmt, steuern Sie selbst: die Übergabe der Unterlagen. Der ausführliche Ablauf steht im Beitrag Rückstand in der Buchhaltung aufholen.
Was die Aufarbeitung kostet
Drei Grössen bestimmen den Aufwand: die Anzahl offener Monate, das Belegvolumen pro Monat und der Zustand der Konten beim letzten sauberen Stand. Alle drei schauen wir vor dem Angebot an. Wir schätzen den Aufwand, rechnen ihn zum Ansatz von CHF 160 pro Stunde und halten den Betrag als Pauschale fest. Läuft es aufwendiger als geschätzt, ist das unser Risiko, nicht Ihres.
Beispiel, keine Preisliste. Die folgenden Zahlen veranschaulichen den Ablauf. Sie begründen keinen Anspruch auf diesen Betrag; Ihre Pauschale steht in Ihrem Angebot.
Angenommen: eine GmbH im Handel, sechs offene Monate, rund 130 Belege pro Monat. Eine Buchhaltungssoftware ist vorhanden, die Bank ist angebunden, der Vorjahresabschluss liegt vor. Zwei MWST-Quartale sind nicht abgerechnet.
- Unterlagen aufnehmen, digitalisieren, Vorjahr anschliessen: 4 Stunden
- Verbuchung überwachen und Ausnahmen behandeln: 9 Stunden
- Rückfragen bündeln und einarbeiten: 3 Stunden
- Bank, Debitoren, Kreditoren und MWST abstimmen: 6 Stunden
- Offene MWST-Quartale aufbereiten und einreichen: 3 Stunden
25 Stunden zu CHF 160 ergeben CHF 4'000. Dieser Betrag wird zur Pauschale und ändert sich danach nicht mehr. Ab dem Folgemonat läuft die Buchhaltung im normalen Fixpreis, in diesem Beispiel auf der Stufe Wachstum zu CHF 299 pro Monat, mit Jahresabschluss und Steuererklärung. Die aktuellen Stufen stehen in der Preisübersicht.
Was das Beispiel zeigt: Die Verbuchung selbst ist nicht der grosse Block. Abstimmen und Nachreichen sind es. Eine Buchhaltung, die nur erfasst und nie abgestimmt wurde, ist deshalb keine halbe Arbeit, sondern eine, die nochmals angefasst werden muss.
Was wir von Ihnen brauchen
Für das Angebot genügen drei Angaben: der letzte abgeschlossene Zeitraum, die ungefähre Anzahl Belege pro Monat und die Software, die Sie einsetzen. Für die Aufarbeitung selbst:
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten für den gesamten Zeitraum, lückenlos
- Kreditkartenabrechnungen der Geschäftskarten
- Eingangsrechnungen und Quittungen, digital oder als Stapel für den Scan
- Ausgangsrechnungen oder den Export aus Ihrem Fakturierungsprogramm
- Zugang zur bestehenden Buchhaltungssoftware, falls vorhanden
- Letzter Jahresabschluss und letzte Saldenbilanz
- Lohnabrechnungen und Meldungen an die Kassen für den Zeitraum
- Post von ESTV, Ausgleichskasse und Steueramt, auch die ungeöffnete
Der letzte Punkt ist ernst gemeint. Ungeöffnete Couverts sind bei einem Rückstand der Normalfall, und sie enthalten oft genau die Information, die den weiteren Ablauf bestimmt: eine Mahnung oder eine bereits ergangene Schätzung. Wir schauen sie durch, bevor das Verbuchen beginnt. Sind Sie noch bei einem anderen Treuhänder, ist er verpflichtet, Ihre Unterlagen herauszugeben; die Abstimmung mit ihm übernehmen wir.
Danach: Abschluss am 10., Löhne am 25.
Aufarbeitung und laufender Betrieb laufen parallel. Der aktuelle Monat wird ab Start normal geführt, während wir im Hintergrund die offenen Monate aufholen. Sonst würde der Rückstand während der Aufarbeitung weiterwachsen.
Ein Rückstand entsteht nie durch eine Entscheidung, sondern durch das Fehlen eines festen Termins. Bei uns liegt dieser Termin auf dem 10. Bis dann erhalten Sie den Abschluss des Vormonats und einen kurzen Kommentar zu den Zahlen. Die Löhne stehen am 25., die Zahlung geben Sie in Ihrem E-Banking frei. Rückfragen kommen gebündelt einmal pro Woche. Ihr Aufwand liegt bei 15 bis 30 Minuten pro Monat. Fehlen Belege, melden wir uns vor dem 10. und nicht ein halbes Jahr später.
Was im monatlichen Fixpreis enthalten ist, steht auf der Seite Buchhaltung auslagern; für die Löhne gilt der Ablauf auf der Seite zur Lohnbuchhaltung. Wer die Abschlüsse freigibt, lesen Sie unter Über uns. Weitere Beiträge zu Fristen und Abläufen stehen im Blog.
Angebot innert 24 Stunden
Sie brauchen keine sortierten Ordner, um anzufangen. Der letzte abgeschlossene Zeitraum, die ungefähre Anzahl Belege und Ihre Software genügen. Wir sagen Ihnen innert 24 Stunden, was die Aufarbeitung kostet und wie der laufende Betrieb danach aussieht.
Oder direkt: offerte@tabulo.ch, weitere Wege auf der Kontaktseite.
Danke, Ihre Anfrage ist bei uns.
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