Rückstand in der Buchhaltung: so holen Sie sechs Monate in drei Wochen auf

14. Dezember 2025 Von Redaktion Tabulo Aktualisiert am 29. August 2026

Die kurze Antwort

Ein halbes Jahr Rückstand ist kein Sonderfall und keine Katastrophe. Die Aufarbeitung läuft immer gleich ab: Unterlagen sammeln, digitalisieren, maschinell verbuchen, prüfen, mit Bank und Konten abstimmen. Was den Aufwand bestimmt, sind drei Grössen: die Anzahl offener Monate, das Belegvolumen pro Monat und der Zustand der Konten beim letzten sauberen Stand. Alle drei lassen sich vorher ansehen. Deshalb erhalten Sie eine feste Pauschale, bevor die Arbeit beginnt, und nicht eine Rechnung nach Stunden am Schluss.

Sie sind damit nicht allein

Der häufigste Grund, warum ein KMU den Treuhänder wechselt, ist nicht der Preis. Es ist ein Rückstand, der sich über Monate aufgebaut hat. Meistens beginnt er banal: eine Auftragsspitze, ein Personalausfall, ein Softwarewechsel, der länger dauerte als geplant. Die Belege landen weiter im Ordner, aber niemand verbucht sie. Nach zwei Monaten ist es unangenehm, nach sechs traut man sich nicht mehr, den Treuhänder anzurufen.

Was danach passiert, ist fast immer dasselbe: Das Thema wird zum Dauerstress im Hintergrund, und je länger es liegt, desto grösser wirkt es. Der tatsächliche Aufwand wächst dagegen nur linear mit der Anzahl Monate. Sechs Monate sind ungefähr doppelt so viel Arbeit wie drei, nicht das Zehnfache.

Wir stellen deshalb keine Fragen dazu, warum es so weit gekommen ist. Für die Aufarbeitung ist das ohne Bedeutung. Relevant sind der Stichtag des letzten abgeschlossenen Zeitraums und der Stapel, der seither dazugekommen ist.

Was das Liegenlassen tatsächlich kostet

Der eigentliche Schaden entsteht selten dort, wo man ihn erwartet.

Verzugszinsen und Mahnungen. MWST-Abrechnungen und die Abrechnungen mit den Sozialversicherungen haben eigene Fristen, die unabhängig vom Zustand Ihrer Buchhaltung weiterlaufen. Wer zu spät abrechnet oder zu spät zahlt, muss mit Verzugszins und Mahnungen rechnen. Diese Kosten sind Ihr Geld, für das Sie keine Leistung erhalten.

Ermessenseinschätzung. Bleibt eine Steuererklärung trotz Mahnung aus, veranlagt die Steuerbehörde nach pflichtgemässem Ermessen (DBG Art. 130 Abs. 2). Eine solche Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus, und sie nachträglich zu korrigieren ist aufwendiger, als die Zahlen von Anfang an zu liefern.

Finanzierungen stehen still. Für ein Kreditgesuch oder eine Erhöhung der Limite verlangen Banken aktuelle Abschlüsse. Ohne diese Unterlagen kommt ein Gesuch gar nicht erst in die Beurteilung. Dasselbe gilt für Leasinggeber und für die meisten Vermieter von Geschäftsliegenschaften.

Sie entscheiden ohne Zahlen. Das ist der teuerste Punkt und der unauffälligste. Wer nicht weiss, welche Marge ein Auftrag gebracht hat, kalkuliert den nächsten falsch. Wer offene Debitoren nicht sieht, mahnt nicht und finanziert seinen Kunden zinslos. Ein halbes Jahr ohne Zahlen bedeutet ein halbes Jahr Entscheidungen nach Gefühl.

Die Rekonstruktion wird teurer. Nach sechs Monaten wissen Sie noch, wofür die Barzahlung von Anfang März war. Nach zwei Jahren nicht mehr, und dann kostet jeder unklare Beleg Rückfragen und Suchzeit. Der Aufwand pro Monat steigt mit dem Abstand zum Ereignis.

Die Aufarbeitung ist Fliessbandarbeit

Ein Rückstand fühlt sich an wie ein Berg, den man Beleg für Beleg abtragen muss. Bearbeitet wird er aber nicht Beleg für Beleg, sondern Etappe für Etappe über den ganzen Zeitraum. Das ist der Grund, warum sechs Monate in drei Wochen machbar sind.

Etappe 1: sammeln. Alles, was den Zeitraum betrifft, kommt an einen Ort. Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Lohnunterlagen, Korrespondenz mit Ämtern. Das ist die einzige Etappe, in der wir auf Sie angewiesen sind. Sie ist auch die einzige, die scheitern kann, wenn sie halb erledigt wird.

Etappe 2: digitalisieren. Papier wird gescannt, digitale Belege werden eingelesen, Bankdaten holen wir direkt aus dem E-Banking-Export oder über die Schnittstelle. Ab hier ist der Stapel kein Stapel mehr, sondern eine Liste.

Etappe 3: maschinell verbuchen. Die Software liest jeden Beleg, erkennt Datum, Betrag, Lieferant und MWST und schlägt die Buchung vor. Gleichartige Belege behandelt sie gleich, und in sechs Monaten Rückstand sind die meisten Belege gleichartig: dieselben Lieferanten und dieselben Konten. Genau deshalb bringt Volumen hier keinen proportionalen Zeitverlust.

Etappe 4: prüfen. Fachleute schauen an, was die Software nicht sicher zuordnen konnte, plus Stichproben aus dem Rest. Unklare Positionen sammeln wir und stellen sie Ihnen gebündelt, statt Sie über Wochen mit einzelnen Fragen zu unterbrechen. Offen bleiben meist Barbezüge und private Auslagen.

Etappe 5: abstimmen. Der Schlusssaldo jedes Bankkontos muss auf den Rappen mit der Buchhaltung übereinstimmen. Dasselbe gilt für Debitoren, Kreditoren, MWST-Konten und Lohnkonten. Erst wenn das aufgeht, ist der Zeitraum wirklich abgeschlossen und nicht nur erfasst. Danach wissen Sie, ob noch MWST-Abrechnungen oder Lohnmeldungen nachzureichen sind, und in welcher Höhe.

Über drei Wochen verteilt sieht das so aus: In der ersten Woche kommen die Unterlagen zusammen und werden digitalisiert. In der zweiten läuft die Verbuchung, und wir sammeln die Rückfragen. In der dritten beantworten Sie diese in einem Durchgang, danach stimmen wir ab und schliessen die offenen Perioden. Der einzige Termin, den Sie steuern, ist die Übergabe der Unterlagen.

Wovon die Pauschale abhängt

Drei Faktoren, alle vor dem Start bestimmbar:

Die Anzahl offener Monate. Der Ausgangspunkt ist der letzte Zeitraum, der sauber abgeschlossen und abgestimmt ist. Nicht der letzte, in dem etwas verbucht wurde. Eine halb geführte Buchhaltung ist in der Aufarbeitung aufwendiger als eine gar nicht geführte, weil zuerst geklärt werden muss, was bereits erfasst ist.

Das Belegvolumen pro Monat. Es steht in Ihren Kontoauszügen, ohne dass jemand zählen muss: Anzahl Buchungen auf dem Geschäftskonto plus Kreditkarte, dazu die Ausgangsrechnungen aus Ihrem Fakturierungsprogramm.

Der Zustand der Konten. Läuft eine Buchhaltungssoftware, ist die Bank angebunden, existiert ein Kontenplan, gibt es einen geprüften Vorjahresabschluss? Je mehr davon vorhanden ist, desto kürzer wird die Aufarbeitung. Der aufwendigste Fall ist der Neuanfang aus Kontoauszügen und Belegen ohne bestehende Buchhaltung.

Diese drei Grössen schauen wir uns vor dem Angebot an. Deshalb ist ein Fixpreis möglich: Wir schätzen den Aufwand, rechnen ihn zum Ansatz von CHF 160 pro Stunde und halten den Betrag als Pauschale fest. Läuft es aufwendiger als geschätzt, ist das unser Risiko, nicht Ihres.

Ein Rechenbeispiel

Die folgenden Zahlen sind ein Beispiel zur Veranschaulichung. Sie sind keine Preisliste und ergeben keinen Anspruch auf diesen Betrag. Ihre Pauschale hängt von Ihren eigenen drei Grössen ab und steht in Ihrem Angebot.

Angenommen: eine GmbH im Handel, sechs offene Monate, rund 130 Belege pro Monat, also etwa 780 Belege insgesamt. Eine Buchhaltungssoftware ist vorhanden, die Bank ist angebunden, der Vorjahresabschluss liegt vor. Zwei MWST-Quartale sind nicht abgerechnet.

Geschätzter Aufwand in diesem Beispiel:

25 Stunden zu CHF 160 ergeben CHF 4'000. Dieser Betrag wird zur Pauschale und ändert sich danach nicht mehr. Ab dem Folgemonat läuft die Buchhaltung im normalen Fixpreis, in diesem Beispiel auf der Stufe Wachstum zu CHF 299 pro Monat, mit Jahresabschluss und Steuererklärung. Die aktuellen Stufen stehen in der Preisübersicht.

Was das Beispiel deutlich macht: Die Verbuchung selbst ist nicht der grosse Block. Abstimmen und Nachreichen sind es. Eine Buchhaltung, die nur erfasst und nie abgestimmt wurde, ist genau darum keine halbe Arbeit, sondern eine, die nochmals angefasst werden muss.

Was wir von Ihnen brauchen

Für das Angebot genügen drei Angaben: der letzte abgeschlossene Zeitraum, die ungefähre Anzahl Belege pro Monat und die Software, die Sie einsetzen.

Für die Aufarbeitung selbst:

• Kontoauszüge aller Geschäftskonten für den gesamten Zeitraum, lückenlos
• Kreditkartenabrechnungen der Geschäftskarten
• Eingangsrechnungen und Quittungen, digital oder als Stapel für den Scan
• Ausgangsrechnungen oder den Export aus Ihrem Fakturierungsprogramm
• Zugang zur bestehenden Buchhaltungssoftware, falls vorhanden
• Letzter Jahresabschluss und letzte Saldenbilanz
• Lohnabrechnungen und Meldungen an die Kassen für den Zeitraum
• Post von ESTV, Ausgleichskasse und Steueramt, auch die ungeöffnete

Der letzte Punkt ist ernst gemeint. Ungeöffnete Couverts sind der Normalfall bei einem Rückstand, und sie enthalten oft genau die Information, die den weiteren Ablauf bestimmt: eine Mahnung oder eine bereits ergangene Schätzung. Wir schauen sie durch, bevor wir mit dem Verbuchen anfangen.

Falls Sie noch bei einem anderen Treuhänder sind: Er ist verpflichtet, Ihre Unterlagen herauszugeben, und die Abstimmung mit ihm übernehmen wir.

Den ganzen Ablauf eines Wechsels, inklusive Checkliste und Musterbrief, finden Sie im Beitrag Treuhänder wechseln.

Danach: der Takt, der den Rückstand verhindert

Aufholen ist die eine Hälfte. Die andere ist, dass es nicht wieder passiert. Ein Rückstand entsteht nie durch eine Entscheidung, sondern durch das Fehlen eines festen Termins.

Bei uns liegt dieser Termin auf dem 10. Bis dann erhalten Sie den Abschluss des Vormonats und einen kurzen Kommentar zu den Zahlen. Die Löhne laufen am 25., die Zahlung geben Sie in Ihrem E-Banking frei. Rückfragen kommen gebündelt einmal pro Woche statt einzeln über den Tag verteilt. Ihr Aufwand liegt bei 15 bis 30 Minuten pro Monat: Belege weiterleiten und Zahlungen freigeben.

Der entscheidende Unterschied zu vorher ist nicht die Software. Es ist, dass der Monatsabschluss ein Termin bei uns ist und keine Aufgabe auf Ihrer Liste. Wenn Belege fehlen, melden wir uns vor dem 10., nicht ein halbes Jahr später.

Für die Lohnbuchhaltung gilt derselbe Ablauf; die Details stehen auf der Seite zur Lohnbuchhaltung.

Der erste Schritt

Sie brauchen keine sortierten Ordner, um anzufangen. Schreiben Sie uns, seit wann die Buchhaltung offen ist und wie viele Belege ungefähr pro Monat anfallen. Wir sagen Ihnen innert 24 Stunden, was die Aufarbeitung kostet und wie der laufende Betrieb danach aussieht. Zum Angebot oder direkt über die Kontaktseite.

Häufige Fragen

Wie weit zurück können Sie aufarbeiten? Grundsätzlich so weit, wie Unterlagen vorhanden sind. Je weiter zurück, desto mehr Positionen brauchen eine Klärung von Ihnen, weil die Erinnerung an einzelne Zahlungen fehlt. Bei mehreren offenen Jahren schauen wir uns zuerst das älteste Jahr an und schätzen daran den Aufwand für die übrigen.

Wir haben Belege verloren. Geht das trotzdem? Teilweise. Zahlungen erscheinen im Kontoauszug, die Bewegung ist also nachweisbar, auch wenn der Beleg fehlt. Für den Vorsteuerabzug müssen Sie die Bezahlung nachweisen können; eine Rechnungskopie genügt dafür, und das Gesetz schreibt kein bestimmtes Beweismittel vor (MWSTG Art. 28 Abs. 3 und Art. 81 Abs. 3). Bei Lieferanten lassen sich Rechnungskopien meistens nachbestellen, das ist der erste Weg. Was sich nicht beschaffen lässt, dokumentieren wir sauber, statt es zu erfinden.

Kostet die Aufarbeitung mehr als der laufende Betrieb? Ja, sie ist eine einmalige Zusatzleistung und im Monatspreis nicht enthalten. Der Vorteil gegenüber der Abrechnung nach Stunden ist, dass Sie den Betrag vor dem Start kennen und er sich nicht ändert.

Müssen wir zuerst aufarbeiten, bevor Sie den laufenden Betrieb übernehmen? Nein, beides läuft parallel. Der aktuelle Monat wird ab Start normal geführt, während wir im Hintergrund die offenen Monate aufholen. Sonst würde der Rückstand während der Aufarbeitung weiterwachsen.

Was passiert mit den nicht eingereichten MWST-Abrechnungen? Sie werden nachgereicht, sobald die entsprechenden Perioden abgestimmt sind. Ein allfälliger Verzugszins fällt ohne Mahnung an (MWSTG Art. 87) und erscheint in der Abrechnung mit der Behörde. Wir bereiten die Einreichung vor und sagen Ihnen, welche Beträge zu erwarten sind.

Wir sind eine Einzelfirma, keine GmbH. Gilt das auch für uns? Ja, der Ablauf ist derselbe. Der Umfang ist meist kleiner, weil weniger Konten abzustimmen sind und kein Abschluss nach den Vorgaben für Kapitalgesellschaften nötig ist. Entsprechend tiefer fällt die Pauschale aus.

Wie schnell kann es losgehen? Sobald das Angebot angenommen ist. Das Tempo bestimmt danach die erste Etappe: Wie schnell die Unterlagen vollständig bei uns sind, entscheidet über den Rest. Alles Weitere liegt bei uns.

Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf allgemein und ersetzt keine Beurteilung Ihres Falls. Wenn bereits eine Schätzung durch die Steuerbehörde ergangen ist oder Betreibungen laufen, gehört die Lage vor dem Start mit einer Fachperson angeschaut.