Lohnbuchhaltung auslagern: Ablauf, Kosten und die Fristen, die zählen

21. Januar 2026 Von Redaktion Tabulo Aktualisiert am 29. August 2026

Die kurze Antwort

Lohn ist Fristen-Handwerk. Wer den Monat in drei Termine teilt, hat nie Stress: Änderungen bis zum 20., Lohnlauf und Prüfung am 22., Zahlung am 25. Ausgelagert kostet eine Lohnabrechnung bei klassischen Treuhändern CHF 30 bis 45 pro Person. Teurer wird es durch Sonderfälle wie Stundenlohn, Quellensteuer oder einen Austritt mitten im Monat, nicht durch die Basis. Eines geben Sie nie ab: Die Zahlung löst der Arbeitgeber aus. Ein seriöser Anbieter liefert das Zahlungsfile und hat nie Zugriff auf Ihr Konto.

Der Lohnmonat hat drei Termine

Der Zahltag steht fest, alles andere richtet sich danach. Am 25. soll das Geld beim Mitarbeitenden sein, und eine Banküberweisung braucht Vorlauf. Rückwärts gerechnet ergibt das einen Ablauf, der sich jeden Monat gleich wiederholt.

20. Annahmeschluss für Änderungen. Ein- und Austritte, Stundenrapporte, Boni, Spesen, Absenzen, neue Bankverbindungen, Pensumsänderungen. Wer nichts zu melden hat, meldet nichts, und der Lohnlauf geht mit den Werten des Vormonats durch. Für die meisten KMU sind das ein paar Minuten pro Monat.

22. Lohnlauf und Prüfung. Gerechnet ist schnell, geprüft ist die eigentliche Arbeit. Jede Person wird gegen den Vormonat gestellt. Weicht ein Nettolohn ab, muss es dafür einen gemeldeten Grund geben. Findet sich keiner, ist meistens eine Meldung falsch angekommen oder ein Stammdatum verstellt.

25. Lohntag. Der Arbeitgeber gibt das Zahlungsfile im E-Banking frei, die Lohnabrechnungen sind bei den Mitarbeitenden. Schnell erledigt, aber der einzige Schritt, den niemand ausser Ihnen machen kann.

Monatsende: Meldungen und Buchhaltung. Quellensteuer und Kinderzulagen sind abgerechnet, die Sozialversicherungen gemeldet, das Lohnjournal ist in der Buchhaltung verbucht.

Der häufigste Grund für einen missratenen Lohnlauf ist kein fehlendes Fachwissen, sondern eine Meldung, die zu spät kommt. Ein Austritt per Monatsende, von dem die Lohnbuchhaltung erst nach dem Zahltag erfährt, kostet eine Rückforderung beim Mitarbeitenden, eine Korrekturabrechnung und eine Berichtigung bei den Kassen. Deshalb ist der Annahmeschluss der wichtigste der drei Termine, auch wenn der Zahltag der sichtbare ist.

Was am Lohn alles dranhängt

Die Abrechnung selbst ist eine Subtraktion. Aufwendig wird der Lohn durch die Zahl der Stellen, an die etwas gemeldet, abgeliefert und am Jahresende abgestimmt werden muss.

Sozialversicherungen ab dem ersten Franken. AHV, IV und EO betragen zusammen 10.6 % (AHV 8.7 %, IV 1.4 %, EO 0.5 %) und werden paritätisch getragen, also je 5.3 % durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die ALV kommt mit 2.2 % dazu, ebenfalls paritätisch, bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200. Beides läuft über die Ausgleichskasse, zusammen mit den Verwaltungskosten.

Unfall. Die Prämie für Berufsunfall geht zulasten des Arbeitgebers. Die Nichtberufsunfallversicherung wird ab 8 Wochenstunden obligatorisch, was bei Teilzeit- und Stundenlohnpersonal regelmässig zur Frage wird, weil ein Pensum diese Grenze über die Monate hinweg unterschreiten oder überschreiten kann. Eine Krankentaggeldversicherung ist keine gesetzliche Pflicht, sondern eine vertragliche Sache; ein allgemeinverbindlicher Gesamtarbeitsvertrag kann sie in Ihrer Branche trotzdem vorschreiben, oft geregelt im Arbeitsvertrag oder im Gesamtarbeitsvertrag der Branche.

Berufliche Vorsorge. Für das BVG gelten drei Werte, die den Lohnlauf steuern: die Eintrittsschwelle von CHF 22'680, der Koordinationsabzug von CHF 26'460 und der maximal koordinierte Lohn von CHF 64'260. Praktisch heisst das: Wer ein Pensum erhöht, einen Bonus erhält oder unterjährig eintritt, kann eine dieser Grenzen überschreiten. Der Lohnlauf muss das erkennen und die Vorsorgeeinrichtung muss es erfahren.

Familienzulagen. Kinder- und Ausbildungszulagen laufen über die Familienausgleichskasse und werden mit dem Lohn ausbezahlt. Die Ansätze und die zuständige Kasse hängen vom Kanton ab.

Quellensteuer. Abgerechnet wird grundsätzlich monatlich; auf Antrag kann die Steuerbehörde eine längere Periode bewilligen (Kreisschreiben 45, Ziff. 9.3.1). Die Tarife richten sich nach Zivilstand und weiteren persönlichen Verhältnissen. Ändert sich etwas daran, gilt der neue Tarifcode ab Beginn des Folgemonats (Ziff. 4.1 und 7.4).

Jahresarbeiten. Im Januar kommt alles zusammen: die Lohnausweise für das abgelaufene Jahr, dazu die ELM-Jahresmeldung an sämtliche Kassen mit der Deklaration für Familienausgleichskasse, BVG und UVG. Diese Meldungen stimmen nur, wenn die Jahreswerte pro Person über alle zwölf Monate hinweg lückenlos sind. Wer im Sommer den Anbieter wechselt und die Werte nicht sauber übernimmt, merkt es genau hier.

Was ein Lohnlauf kostet

Marktüblich verrechnet ein Treuhänder pro Lohnabrechnung und Person, typischerweise CHF 30 bis 45. Diese Spanne ist selten das Problem. Teuer wird Lohn an den Rändern: Jahresarbeiten im Januar, eine Unfallmeldung mit Taggeldabrechnung, ein Austritt mitten im Monat, eine Korrektur nach einer verspäteten Meldung. Wer nach Aufwand abrechnet, verrechnet diese Arbeiten zusätzlich. Dort entsteht die Differenz zwischen dem Preis, den Sie im Kopf hatten, und der Rechnung, die im Februar kommt.

Vier Fragen bringen jedes Lohnangebot auf eine vergleichbare Grundlage:

• Sind Lohnausweise und Jahresmeldungen im Preis enthalten oder werden sie separat verrechnet?
• Was kostet ein Ein- oder Austritt, inklusive An- und Abmeldung bei den Kassen?
• Was kostet eine Korrekturabrechnung?
• Gibt es einen Mindestbetrag pro Monat, und ab welcher Personenzahl greift er nicht mehr?

Bei Tabulo kostet die Lohnbuchhaltung CHF 25 pro Mitarbeitende und Monat, mindestens CHF 90 pro Monat. Lohnausweise und Jahresmeldungen sind enthalten, es gibt keine Jahresgebühr und keine Einrichtungsgebühr bis Ende 2026.

Der Ansatz liegt damit am unteren Ende der marktüblichen Spanne, und er ändert sich nicht, wenn im Januar die Jahresarbeiten anfallen. Was die Lohnbuchhaltung im Detail enthält, steht auf der Seite Lohnbuchhaltung, die übrigen Positionen finden Sie in der Preisübersicht.

Übernahme, auch mitten im Jahr

Der Jahreswechsel ist der bequemste Zeitpunkt, aber kein notwendiger. Entscheidend ist, dass die Jahreswerte pro Person vollständig übernommen werden. AHV-pflichtiger Lohn, der bereits erreichte Stand an der ALV-Grenze von CHF 148'200, BVG-Basis, Quellensteuerabzüge, bezogene Zulagen: Alles, was das Jahr kumuliert, muss im neuen System stehen, sonst rechnet der erste Lohnlauf zwar plausibel, aber der Lohnausweis im Januar ist falsch.

Ein sauberer Ablauf hat drei Schritte.

Woche 1: Daten holen. Lohnkonten des laufenden Jahres, die Lohnartenstruktur, sämtliche Versicherungspolicen und die letzte Lohnabrechnung pro Person. Diese Unterlagen liegen beim bisherigen Treuhänder oder in Ihrer Software. Ihr bisheriger Treuhänder ist zur Herausgabe Ihrer Unterlagen verpflichtet, und die Abstimmung mit ihm übernimmt der neue Anbieter.

Woche 2: einmal prüfen. Das Lohnsystem wird eingerichtet und der letzte bereits abgerechnete Monat nachgerechnet. Stimmt der Nettolohn jeder Person auf den Franken mit der bestehenden Abrechnung überein, sind die Stammdaten richtig übernommen. Das ist der einzige Punkt, an dem Sie selbst hinschauen müssen, und er ist die Prüfung wert.

Ab dem 25.: laufender Betrieb. Der erste Lohnlauf beim neuen Anbieter. Rechnet der bisherige Treuhänder den laufenden Monat noch ab, läuft ein Monat parallel und die Übernahme erfolgt ab dem Folgemonat.

Wie der Wechsel insgesamt abläuft, mit Checkliste und Musterbrief, steht in unserem Beitrag Treuhänder wechseln.

Ein Punkt, der oft vergessen geht: Die Anmeldungen bei Ausgleichskasse, Unfallversicherer, Vorsorgeeinrichtung und Familienausgleichskasse laufen auf Ihre Firma, nicht auf den Treuhänder. Sie bleiben bestehen. Was wechselt, ist die Stelle, die abrechnet und meldet.

Stundenlohn, Quellensteuer, Grenzgänger

Drei Konstellationen machen aus einem ruhigen Lohnlauf einen aufwendigen.

Stundenlohn. Hier hängt jeder Monat an den Rapporten. Kommen sie nicht bis zum Annahmeschluss, fehlt die Grundlage für die Abrechnung. Dazu kommen Ferien- und Feiertagsentschädigung, die als Zuschlag auf den Stundenlohn abgerechnet und auf der Abrechnung ausgewiesen werden. Bei schwankenden Pensen ist ausserdem im Blick zu behalten, ob die Grenze für die Nichtberufsunfallversicherung von 8 Wochenstunden erreicht wird.

Quellensteuer. Abgerechnet wird grundsätzlich monatlich, auf Antrag ist eine längere Periode möglich. Der Tarif richtet sich nach Zivilstand und weiteren persönlichen Verhältnissen. Heirat oder die Geburt eines Kindes ändern den Tarifcode ab Beginn des Folgemonats. Ein Wechsel des Wohnkantons ändert nicht den Tarif, sondern die Zuständigkeit. Für den Arbeitgeber heisst das: Solche Ereignisse gehören in dieselbe Meldung wie eine Lohnerhöhung.

Grenzgänger. Bei Mitarbeitenden mit Wohnsitz im Ausland hängen Quellenbesteuerung und die Frage, in welchem Land die Sozialversicherungspflicht besteht, von zwischenstaatlichen Regeln ab. Wird ein Teil der Arbeit von zu Hause aus geleistet, kann sich diese Zuordnung ändern. Klären Sie das vor dem ersten Lohnlauf mit Ihrer Ausgleichskasse oder einer Fachperson, nicht nachträglich.

Bei Tabulo sind Stundenlohn, Quellensteuer und Grenzgänger Standard. Sie kosten CHF 5 pro Person und Monat zusätzlich, sonst ändert sich am Ablauf nichts.

Was Sie nicht auslagern können

Die Zahlung. Der Anbieter erstellt das Zahlungsfile, freigegeben wird es in Ihrem E-Banking, durch Sie. Ein Treuhänder oder Lohndienstleister, der Zugriff auf Ihr Firmenkonto verlangt, um Löhne selbst auszulösen, hat ein Kontrollproblem eingebaut, das Sie nicht brauchen. Bei Tabulo besteht dieser Zugriff zu keinem Zeitpunkt, wie wir es unter Über uns beschreiben.

Ebenfalls bei Ihnen bleibt die Verantwortung als Arbeitgeber gegenüber Ausgleichskasse, Versicherern und Steuerverwaltung. Ausgelagert ist die Ausführung, nicht die Rolle. Das ist der Grund, warum sich die Prüfung im zweiten Schritt der Übernahme lohnt und warum eine Abrechnung, die von Monat zu Monat unerklärt springt, nachgefragt gehört.

Ihr Lohnpreis, innert 24 Stunden

Tabulo übernimmt die Lohnbuchhaltung ab CHF 25 pro Mitarbeitende und Monat, inklusive Quellensteuer, Lohnausweisen und allen Jahresmeldungen. Schicken Sie uns die Anzahl Mitarbeitender und wer den Lohn heute erledigt, dann erhalten Sie den definitiven Fixpreis: Angebot anfordern. Fragen zum Ablauf beantworten wir direkt über die Kontaktseite.

Häufige Fragen

Was kostet es, die Lohnbuchhaltung auszulagern? Bei klassischen Treuhändern sind CHF 30 bis 45 pro Lohnabrechnung und Person üblich. Vergleichbar wird ein Angebot erst, wenn Sie wissen, ob Jahresarbeiten, Ein- und Austritte und Korrekturen enthalten sind. Bei Tabulo kostet der Lohn CHF 25 pro Mitarbeitende und Monat bei mindestens CHF 90 pro Monat, mit Lohnausweisen und Jahresmeldungen im Preis.

Wir haben nur zwei Angestellte. Lohnt sich das überhaupt? Preislich zahlen Sie in diesem Fall den Mindestbetrag von CHF 90 pro Monat. Der Nutzen liegt weniger im Volumen als in den Meldungen: Auch bei zwei Personen brauchen Sie Lohnausweise, ELM-Jahresmeldungen und die Deklarationen für Familienausgleichskasse, BVG und UVG. Genau diese Arbeiten fallen im Kleinbetrieb selten genug an, dass sie nie zur Routine werden.

Können wir mitten im Jahr wechseln? Ja. Bedingung ist, dass die kumulierten Jahreswerte pro Person übernommen und der letzte abgerechnete Monat nachgerechnet wird. Stimmt der Nettolohn auf den Franken, stimmt im Januar auch der Lohnausweis.

Was passiert, wenn ich eine Änderung erst nach dem Annahmeschluss melde? Der Lohnlauf geht mit den Werten des Vormonats durch, die Korrektur erfolgt im nächsten Lauf. Der Lohntag verschiebt sich dadurch nicht. Aufwendig wird es nur bei Austritten und bei Quellensteuerfällen, weil dort rückwirkend berichtigt werden muss.

Wer haftet, wenn eine Abrechnung falsch ist? Gegenüber Ausgleichskasse, Versicherern und Steuerverwaltung bleibt der Arbeitgeber verantwortlich. Der Dienstleister korrigiert den Fehler und übernimmt die Berichtigung bei den Kassen. Was er nicht kann, ist Ihre Rolle als Arbeitgeber übernehmen. Deshalb gehört zu jedem Lohnmandat eine Prüfung, die Abweichungen sichtbar macht, statt sie durchlaufen zu lassen.

Können wir die Buchhaltung später dazunehmen? Ja. Viele Betriebe beginnen mit dem Lohn, weil er der kritischste Teil ist, und nehmen die Buchhaltung per Jahresbeginn dazu. Die Stufen und Preise stehen in der Preisübersicht.

Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf allgemein. Ob Ihr Fall Besonderheiten hat, etwa bei einem Gesamtarbeitsvertrag, bei Mitarbeitenden im Ausland oder bei einer Lohnpfändung, klären Sie mit Ihrer Ausgleichskasse oder einer Fachperson.