Ein Spesenreglement ist für Ihr KMU nicht vorgeschrieben, und auch die Genehmigung durch die Steuerbehörde des Sitzkantons ist freiwillig (Wegleitung zum Lohnausweis, Stand 2026). Reist die Person tatsächlich und halten Sie die sechs Vorgaben der Wegleitung ein, genügt im Lohnausweis ein Kreuz. Eine davon lautet höchstens 75 Rp. pro Kilometer mit dem Privatauto. Eine Genehmigung ist für Betriebe gedacht, die darüber hinausgehen, zum Beispiel mit monatlichen Pauschalspesen.
Spesen ersetzen Auslagen, der Arbeitsweg gehört zum Lohn
Spesen sind Entschädigungen für Auslagen, die Ihren Mitarbeitenden bei der dienstlichen Tätigkeit entstehen, zum Beispiel auf Geschäftsreisen (Wegleitung zum Lohnausweis). Vergütungen für den Arbeitsweg zählen nicht dazu, Sie addieren sie zum Bruttolohn. Wie Sie den Lohn abrechnen, zeigt der Ratgeber Lohnabrechnung in der Schweiz.
Effektive Spesen zahlen Sie gegen Beleg oder als Einzelfallpauschale. Das ist ein fester Betrag pro Ereignis, zum Beispiel CHF 30 pro auswärtiges Abendessen. Pauschalspesen sind feste Beträge für einen Zeitabschnitt, zum Beispiel einen Monat. Sie müssen ungefähr dem entsprechen, was die Person tatsächlich auslegt.
Wann ein genehmigtes Reglement nützt und was ohne geht
Was eine Genehmigung ändert, zeigt die Tabelle.
| Sie vergüten | Ohne Genehmigung | Mit Genehmigung |
|---|---|---|
| Gegen Beleg oder als Einzelfallpauschale, innerhalb der sechs Vorgaben | Kreuz im Lohnausweis, kein Betrag | Vermerk statt Kreuz, kein Betrag |
| Gegen Beleg, aber über den Vorgaben | effektive Spesen als Betrag im Lohnausweis | effektive Spesen ohne Betrag |
| Pauschalspesen pro Monat oder Jahr | Betrag im Lohnausweis | Betrag im Lohnausweis |
Quelle: ESTV, Wegleitung zum Lohnausweis, Stand 2026
Für belegte Spesen innerhalb der Vorgaben brauchen Sie kein Gesuch. Gehen Sie darüber hinaus, können Ihre Mitarbeitenden mit einem genehmigten Reglement Rechtssicherheit erlangen. Die Steuerverwaltung Luzern beschreibt den Unterschied so: Ohne Genehmigung entscheiden die Veranlagungsbehörden im Einzelfall, ob sie die Spesenvergütungen steuerlich anerkennen.
Ohne Genehmigung genügt ein Kreuz, wenn Sie sechs Vorgaben einhalten
Ohne genehmigtes Reglement genügt im Lohnausweis ein Kreuz in Ziffer 13.1.1, wenn zweierlei zutrifft (Wegleitung zum Lohnausweis, Stand 2026). Die Person reist tatsächlich, und Sie halten die sechs Vorgaben der folgenden Liste ein. Beträge nennen Sie dann nicht.
- Übernachtungen vergüten Sie gegen Beleg.
- Ein Mittag- oder Abendessen gegen Beleg vergüten Sie in der Regel mit höchstens CHF 35. Zahlen Sie stattdessen eine Pauschale, beträgt sie höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit.
- Kundeneinladungen rechnen Sie gegen Originalquittung ab.
- Fahrten mit dem öffentlichen Verkehr vergüten Sie gegen Beleg.
- Für Fahrten mit dem Privatauto zahlen Sie höchstens 75 Rp. pro Kilometer.
- Kleinspesen vergüten Sie soweit möglich gegen Beleg oder als Tagespauschale von höchstens CHF 20.
Rechenbeispiel mit CHF 653 Spesen im März, ohne Reglement
Ein Sanitärbetrieb in Uster hat kein genehmigtes Reglement. Seine Aussendienstmitarbeiterin besucht im März Kunden und rechnet die folgenden Beispielbeträge ab.
| Auslage | Betrag |
|---|---|
| 2 Mittagessen gegen Beleg, vergütet mit je CHF 35 | CHF 70 |
| 1 Kundeneinladung gegen Originalquittung | CHF 186 |
| 420 km mit dem Privatauto zu 75 Rp. | CHF 315 |
| Parkgebühren mit Belegen (Kleinspesen) | CHF 24 |
| Bahnbillett gegen Beleg | CHF 58 |
| Total Spesen im März | CHF 653 |
Beispielwerte, Ansätze nach der Wegleitung zum Lohnausweis, Stand 2026
Alle Posten halten die sechs Vorgaben ein. Die Mittagessen sind belegt, darum gilt die Grenze von CHF 35. Als Pauschale wären es höchstens CHF 30 pro Mahlzeit, zusammen CHF 60. Der Betrieb zahlt die CHF 653 als Spesenersatz aus, sie gehören nicht zum Bruttolohn. Im Lohnausweis setzt er das Kreuz in Ziffer 13.1.1.
Muster-Inhalt eines Spesenreglements nach der Vorlage der SSK
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) veröffentlicht die Mustervorlagen Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen.
Fahrtkosten
Für Geschäftsfahrten mit dem Privatauto sieht das Muster 75 Rp. pro Kilometer vor. Den Privatanteil für ein Geschäftsauto berechnen Sie mit dem Rechner Privatanteil Geschäftsfahrzeug.
Verpflegung
Für Mahlzeiten wählen Sie im Muster eine von zwei Varianten. Entweder vergüten Sie die effektiven Kosten bis zu einem Richtwert, oder Sie zahlen einen festen Betrag je Mahlzeit.
| Mahlzeit | Effektiv, Richtwert | Pauschal |
|---|---|---|
| Frühstück | CHF 15 | CHF 15 |
| Mittagessen | CHF 35 | CHF 30 |
| Abendessen | CHF 40 | CHF 35 |
Quelle: SSK, Mustervorlagen Spesenreglemente, Stand 1.1.2026
Das Frühstück vergüten Sie bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach einer Übernachtung ohne Frühstück im Hotelpreis. Das Abendessen gilt bei auswärtiger Übernachtung oder bei Rückkehr nach 19.30 Uhr. Für das Abendessen nennt das Muster in beiden Varianten CHF 5 mehr als die Vorgaben für das Kreuz.
Übernachtung
Hotelkosten vergüten Sie effektiv gegen Originalbeleg. Übernachtet jemand privat, ersetzen Sie die effektiven Kosten bis höchstens CHF 80 oder zahlen pauschal CHF 60 für ein Geschenk an die Gastgeber.
Kleinspesen
Kleinausgaben wie Parkgebühren oder Telefonate von unterwegs vergüten Sie gegen Originalbeleg. Ist ein Beleg unmöglich oder unzumutbar, genügt ausnahmsweise ein Eigenbeleg bis CHF 20.
Abrechnung und Visum
Ihre Mitarbeitenden rechnen mindestens monatlich ab, legen die Originalbelege bei und geben die Abrechnung der vorgesetzten Person zum Visum. Wie die Belege danach verbucht werden, steht unter Buchhaltung für KMU.
Pauschalspesen für Kader gehören in ein Zusatzreglement
Eine Repräsentationspauschale ist ein fester Jahresbetrag für Kleinspesen und repräsentative Auslagen. Das Zusatzreglement im SSK-Muster sieht sie für Mitarbeitende mit leitender Funktion vor, abgestuft nach Funktion. Für die ganze Belegschaft ist sie nicht gedacht.
Die Pauschale deckt Kleinausgaben bis CHF 50 pro Ereignis, etwa Trinkgelder, Parkgebühren oder eine kleine Einladung im Restaurant. Jede Ausgabe zählt als eigenes Ereignis. Die CHF 50 sind kein Betrag, den Sie auszahlen, sondern die Grenze, bis zu der eine Ausgabe abgegolten ist. Wer die Pauschale erhält, darf solche Ausgaben nicht zusätzlich abrechnen. Mittag- und Abendessen auf Geschäftsreisen rechnet die Person separat ab.
Für die Höhe nennen die Richtlinien der SSK drei Regeln. Die Pauschale muss ungefähr den tatsächlichen Auslagen entsprechen. Übersteigt sie CHF 6'000 pro Jahr, darf sie höchstens 5 % des Bruttolohns betragen, variable Vergütungen eingerechnet. Der Maximalansatz liegt bei CHF 24'000 pro Jahr. Die Richtlinien nennen diese Grenzen nur für Repräsentationspauschalen in genehmigten Reglementen.
Ein Beispiel: Ein Betrieb plant für seine Verkaufsleiterin mit CHF 150'000 Bruttolohn eine Pauschale von CHF 7'500 pro Jahr. Sie liegt über CHF 6'000, also gilt die Grenze von 5 %. Das sind hier CHF 7'500, die Obergrenze ist genau erreicht. Der Betrieb zahlt CHF 625 pro Monat und trägt im Lohnausweis CHF 7'500 in Ziffer 13.2.1 ein.
Genehmigung im Kanton Zürich mit Gesuch, Unterlagen und Adresse
Mit Sitz im Kanton Zürich reichen Sie das Gesuch online oder per Post beim Kantonalen Steueramt ein (Steueramt Zürich). Das Steueramt genehmigt Reglemente nur für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag (Art. 319 ff. OR). Reglemente für Selbständige, für Organe wie Verwaltungsrat oder Stiftungsrat und für Freelancer genehmigt es nicht.
Zum Gesuch gehören das vollständige Reglement als PDF, ein aktueller Handelsregisterauszug und eine Kontaktperson mit Direktwahl und E-Mail. Sehen Sie Pauschalspesen vor, legen Sie eine Liste der Empfängerinnen und Empfänger mit diesen Angaben bei.
- Name
- Funktion
- Jahres-Bruttolohn inklusive Boni
- Anteil der Arbeitszeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts
- geplante Pauschale
- Geschäftsfahrzeug ja oder nein
- Kapitalbeteiligung, falls sie über 10 % liegt
Die Postadresse lautet Kantonales Steueramt Zürich, Abteilung Zürich Nord, Sekretariat Spesenreglemente, Bändliweg 21, 8090 Zürich. Die Vorlagen 2026 für Spesenreglement und Zusatzreglement stehen auf der Seite des Steueramts.
Von Oktober bis Februar dauert die Bearbeitung länger (Merkblatt des Steueramts Zürich). Ein frühes Gesuch mit allen Unterlagen spart Zeit. Spätere Änderungen am Reglement legen Sie zuerst dem Steueramt zur Genehmigung vor.
Andere Kantone anerkennen die Genehmigung, Bern und Aargau verlangen eine Mindestgrösse
Die Genehmigung holen Sie nur im Sitzkanton ein (Merkblatt des Steueramts Zürich). Die anderen Kantone anerkennen sie, sofern das Reglement die Richtlinien der SSK einhält. Weicht es davon ab, sind die Wohnsitzkantone Ihrer Mitarbeitenden nicht daran gebunden.
Die Steuerverwaltung des Kantons Bern genehmigt Reglemente von Unternehmen mit mindestens zehn Empfängerinnen und Empfängern von Pauschalspesen. Reglemente ohne Pauschalspesen genehmigt sie nicht. Kleinere Betriebe können ihre Pauschalen dort in einer Spesenvereinbarung mit der Steuerverwaltung festlegen. Das Kantonale Steueramt Aargau verlangt mindestens zehn spesenberechtigte Arbeitnehmende. Sind es weniger, ist die zuständige Revisorin oder der zuständige Revisor des Steueramts Ihre Anlaufstelle.
Spesen im Lohnausweis mit Kreuz, Betrag und Vermerk
Der Lohnausweis führt Spesen in fünf Ziffern.
| Ziffer | Inhalt |
|---|---|
| 13.1.1 | Effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen |
| 13.1.2 | Übrige effektive Spesen |
| 13.2.1 | Pauschale Repräsentationsspesen |
| 13.2.2 | Pauschale Autospesen |
| 13.2.3 | Übrige Pauschalspesen |
Quelle: ESTV, Wegleitung zum Lohnausweis, Stand 2026
Mit genehmigtem Reglement tragen Sie nur die Pauschalspesen als Betrag ein, und zwar in Ziffer 13.2. Die effektiven Spesen nennen Sie nicht, und Ziffer 13.1.1 bleibt ohne Kreuz. In Ziffer 15 steht der Vermerk «Spesenreglement durch Kanton XY (Autokennzeichen) am ... (Datum) genehmigt». Die übrigen Felder erklärt die Anleitung Lohnausweis Ziffer für Ziffer ausfüllen.
Drei Fehler bei Spesen ohne genehmigtes Reglement
Alle drei widersprechen der Wegleitung zum Lohnausweis.
- Der Arbeitsweg wird als Spesen ausbezahlt. Wegvergütungen sind keine Spesen, sie gehören zum Bruttolohn.
- Eine Einzelfallpauschale wird auf die Arbeitstage hochgerechnet, etwa CHF 30 pro Mittagessen mal 220 Arbeitstage. Das ist unzulässig.
- Das Mittagessen wird pauschal mit CHF 35 vergütet und im Lohnausweis nur angekreuzt. Gegen Beleg sind es in der Regel höchstens CHF 35, pauschal höchstens CHF 30.
Fünf Schritte von der Prüfung bis zur Genehmigung
- Legen Sie die Spesenabrechnungen der letzten Monate neben die sechs Vorgaben für das Kreuz (Wegleitung zum Lohnausweis). Hält jede Vergütung sie ein und reist die Person tatsächlich, brauchen Sie kein Gesuch.
- Zahlen Sie Pauschalspesen oder gehen Sie über die Vorgaben hinaus, lesen Sie auf der Seite der Steuerbehörde Ihres Sitzkantons nach, ob sie Ihr Reglement genehmigt.
- Als Vorlage dient mit Sitz in Zürich jene des Steueramts. In anderen Kantonen halten Sie die Richtlinien der SSK ein, damit die Kantone das Reglement anerkennen.
- Für Pauschalspesen stellen Sie die Liste der Empfängerinnen und Empfänger zusammen. Bei jeder Repräsentationspauschale über CHF 6'000 rechnen Sie nach, ob sie höchstens 5 % des Bruttolohns beträgt.
- Nach der Genehmigung kommt der Vermerk in Ziffer 15 der Lohnausweise.
Tabulo führt die Spesen in der Lohnabrechnung und erstellt jährlich die Lohnausweise (Lohnbuchhaltung). Suchen Sie als Erstes die Spesenabrechnungen der letzten Monate heraus, mit ihnen prüfen Sie in Schritt 1 das Kreuz.
Häufige Fragen
Braucht ein KMU ein Spesenreglement?
Nein. Eine gesetzliche Pflicht besteht nicht, und auch die Genehmigung ist freiwillig (Wegleitung zum Lohnausweis). Belegte Spesen innerhalb der sechs Vorgaben vergüten Sie ohne Genehmigung. Zahlen Sie regelmässig Pauschalspesen, können Ihre Mitarbeitenden mit einem genehmigten Reglement Rechtssicherheit erlangen.
Wie viel darf ich für ein Mittagessen vergüten?
Gegen Beleg in der Regel höchstens CHF 35, als Pauschale ohne Beleg höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Wegleitung zum Lohnausweis, Stand 2026). Beide Werte gelten ohne genehmigtes Reglement und nur, wenn die Person tatsächlich reist.
Wie hoch ist die Kilometerentschädigung in der Schweiz?
Das Muster der SSK sieht 75 Rp. pro Kilometer mit dem Privatauto vor, Stand 2026. Ohne genehmigtes Reglement ist das zugleich der Höchstbetrag für das Kreuz im Lohnausweis.
Wie hoch dürfen Pauschalspesen für Kader sein?
Eine Repräsentationspauschale muss ungefähr den tatsächlichen Auslagen entsprechen. Über CHF 6'000 pro Jahr ist sie auf 5 % des Bruttolohns begrenzt, der Maximalansatz liegt bei CHF 24'000 pro Jahr (Richtlinien der SSK). Die Grenzen gelten für Repräsentationspauschalen in einem genehmigten Reglement.
Darf ich mir als Verwaltungsrat Pauschalspesen über ein Reglement auszahlen?
Über ein in Zürich genehmigtes Reglement nicht. Das Steueramt Zürich genehmigt Reglemente nur für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag, für Organe wie den Verwaltungsrat nicht.