Lohnausweis ausfüllen 2026: Anleitung Ziffer für Ziffer

Den Lohnausweis ausfüllen muss jeder Arbeitgeber, einmal pro Jahr für jede angestellte Person. Ausgenommen ist das vereinfachte Abrechnungsverfahren. Eine Frist des Bundes gibt es nicht, Fristen setzen die Kantone. Acht Kantone verlangen ein Exemplar direkt vom Arbeitgeber. Massgebend ist die Wegleitung von ESTV und SSK, gültig ab 1. Januar 2026.

Jeder Arbeitgeber stellt den Lohnausweis aus, auch für Hauspersonal

Im Lohnausweis deklarieren Sie sämtliche Leistungen und geldwerten Vorteile (Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG).

Auch Privatpersonen mit Hauspersonal, etwa einer Haushaltshilfe oder einem Babysitter, stellen am Jahresende einen Lohnausweis aus, unabhängig von der Lohnhöhe (FAQ der ESTV). Anders im vereinfachten Abrechnungsverfahren: Dort erstellen Sie keinen Lohnausweis, weil die Ausgleichskasse der angestellten Person direkt eine Bescheinigung ausstellt (ESTV, Fragen und Antworten).

Die Wegleitung ist in Randziffern gegliedert, kurz Rz. Wer den Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, riskiert Strafe und Haftung (Rz 73).

Formular 11, Wegleitung und eLohnausweis SSK

Das Formular 11 dient als Lohnausweis und als Rentenbescheinigung. In der Regel druckt es die Lohnsoftware direkt auf weisses Papier. Ohne Lohnsoftware finden Sie auf der Lohnausweis-Seite der ESTV das PDF-Formular und das Programm eLohnausweis SSK. Es ist kostenlos und speichert Daten nur lokal.

Das Formular enthält die Felder A bis I und die Ziffern 1 bis 15. Den Kern bilden Bruttolohn (Ziffer 8), Abzüge (Ziffern 9 und 10) und Nettolohn (Ziffer 11).

Keine Bundesfrist, aber acht Kantone verlangen ein Exemplar

Sie stellen den Lohnausweis jährlich aus, bei Wegzug oder Todesfall eines Arbeitnehmers sofort (Wegleitung). Bis wann er bei den Mitarbeitenden sein muss, sagt die Wegleitung nicht. In der Praxis ist der Januar üblich.

Acht Kantone verlangen ein Exemplar direkt vom Arbeitgeber. Es sind Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis. In Luzern ist die direkte Zustellung freiwillig. Frist und Personenkreis legt jeder dieser Kantone selbst fest. Für die übrigen Kantone, etwa den Aargau, nennt die Wegleitung keine solche Pflicht.

Elektronisch einreichen mit ELM oder eLohnausweis SSK

ELM ist die elektronische Übermittlung aus einer Swissdec-zertifizierten Lohnsoftware. Die Tabelle zeigt Bern und Solothurn als Auswahl.

Angaben der Kantone Bern und Solothurn, Stand 2026

Die Felder A bis I

Quelle: Wegleitung 2026, Rz 4 bis 12, Felder F und G mit Lunch-Checks in Rz 9, 10 und 18

Feld E verlangt die genauen Daten auch bei ganzjähriger Beschäftigung, also 01.01. bis 31.12.

In Feld I unterzeichnen Sie. Bei vollautomatisiert erstellten Lohnausweisen kann die Unterschrift entfallen, ausser Sie ergänzen nachträglich etwas oder bringen eine Bemerkung an.

Feld F: Kreuz, wenn kein Arbeitsweg zu bezahlen ist

Sie kreuzen Feld F an, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg entstehen. Die Wegleitung nennt das Geschäftsfahrzeug, den Sammeltransport und das geschäftlich nötige Generalabonnement.

Rechnen Sie den Privatanteil pauschal mit 0.9 % pro Monat ab, ist der Arbeitsweg abgegolten, und Sie kreuzen Feld F an. Führt die Person ein Bordbuch, bleibt Feld F nach der FAQ der ESTV leer. Der Arbeitsweg zählt dann zu den Privatkilometern in Ziffer 2.2.

Ein Generalabonnement gilt als geschäftlich nötig, wenn die Summe der Einzelbillette mindestens dem GA-Preis entspricht. Dann setzen Sie das Kreuz und rechnen nichts auf. Sonst gehört der Marktwert in Ziffer 2.3, und Feld F bleibt leer.

Feld G: Lunch-Checks bis CHF 180 pro Monat und Kantine

Feld G kreuzen Sie an, wenn der Betrieb Lunch-Checks abgibt oder das Essen im Personalrestaurant verbilligt.

Für Lunch-Checks bis CHF 180 pro Monat genügt das Kreuz. Die Limite legt die AHV fest, Stand 1. Januar 2022. Den Betrag darüber addieren Sie zum Lohn in Ziffer 1.

Ziffern 1 bis 8: vom Lohn zum Bruttolohn

Der Bruttolohn in Ziffer 8 ist der Lohn vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und der Quellensteuer (Wegleitung).

Rz 13 bis 41 der Wegleitung, Stand 2026

Für Inhaber kennt die Wegleitung keine Sonderregel. Beziehen Sie Lohn von Ihrer GmbH, stellt sie Ihnen den Lohnausweis aus wie allen Arbeitnehmenden, mit dem Lohn in Ziffer 1. In Ziffer 6 gehört nur, was Sie als Mitglied des Verwaltungsrats oder eines anderen Leitungsorgans erhalten (Rz 30).

Bei einem ganzjährigen Arbeitsverhältnis können Sie auf Ziffer 3 verzichten und den Betrag in Ziffer 1 aufführen.

In Ziffer 7 stehen Taggelder, die nicht schon in Ziffer 1 enthalten sind. Dazu kommen Beiträge an BVG, Krankenkasse und Säule 3b sowie Quellensteuern, die der Arbeitgeber übernimmt. Nicht in Ziffer 7 gehören die Arbeitgeberbeiträge an die obligatorische Unfallversicherung, an die Kollektiv-Krankentaggeldversicherung und an UVG-Zusatzversicherungen.

Eine Arbeitswegvergütung ist keine Spesenvergütung. Sie zählt zum Bruttolohn, und Sie deklarieren sie als Berufskostenentschädigung in Ziffer 2.3, ohne Kreuz in Feld F.

Ziffer 2.2: 0.9 % des Kaufpreises pro Monat

Der pauschale Privatanteil beträgt pro Monat 0.9 % des Kaufpreises inklusive Sonderausstattungen und exklusive MWST, mindestens CHF 150 (Rz 21 bis 23). Der Mindestbetrag greift bei einem Kaufpreis unter CHF 16'667.

Bei Leasingfahrzeugen gilt der Barkaufpreis exklusive MWST aus dem Leasingvertrag, ersatzweise der Objektpreis exklusive MWST.

Die Pauschale setzt voraus, dass der Arbeitgeber sämtliche Kosten trägt. Die Person zahlt höchstens Treibstoff oder Strom für grössere Privatfahrten. Trägt sie beträchtliche Kosten selbst, rechnen Sie nichts auf, und in Ziffer 15 steht «Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären».

Die Alternative ist ein täglich, vollständig und lückenlos geführtes Bordbuch. Sie rechnen dann die privat gefahrenen Kilometer samt Arbeitsweg mal CHF 0.75 auf.

Ziffern 9 bis 12: Abzüge, Nettolohn und Quellensteuer

In Ziffer 9 steht nur der Arbeitnehmeranteil an AHV, IV, EO, ALV und Nichtberufsunfallversicherung. Prämien für das Krankentaggeld, die die Person selbst bezahlt, ziehen Sie dort nicht ab. Dasselbe gilt für Prämien an UVG-Zusatzversicherungen. Beide dürfen Sie in Ziffer 15 ausweisen (Wegleitung, Rz 42 bis 48).

Für AHV, IV und EO ziehen Sie 5.3 % ab (AHV/IV, Merkblatt 2.01, Stand 2026). Für die ALV sind es 1.1 % bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200 (Art. 3 AVIG). Den Satz der Nichtberufsunfallversicherung nennt Ihre Police.

Arbeitet jemand bei Ihnen weniger als acht Stunden pro Woche, ist die Person nur gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten versichert. Nichtberufsunfälle sind dann nicht versichert, und Unfälle auf dem Arbeitsweg gelten als Berufsunfälle (Merkblatt 6.05).

Wie die Abzüge monatlich entstehen, erklärt der Ratgeber Lohnabrechnung in der Schweiz. Nachrechnen lassen sie sich im Lohnrechner.

In Ziffer 10 stehen die Beiträge der Person an die Pensionskasse. Unter 10.1 fallen die ordentlichen Beiträge nach Gesetz, Statut oder Reglement. Unter 10.2 fallen die Beiträge für den Einkauf. Übernimmt der Arbeitgeber Arbeitnehmerbeiträge, sind sie abzugsfähig. Sie müssen aber zuerst in Ziffer 7 deklariert sein.

Ziffer 11 ist der Nettolohn, also Ziffer 8 minus die Ziffern 9 und 10.

In Ziffer 12 tragen Sie den Bruttobetrag der Quellensteuer ein, die Sie ausländischen Arbeitnehmenden ohne Niederlassungsbewilligung abgezogen haben. Zahlt der Betrieb die Quellensteuer selbst, steht in Ziffer 7 «Quellensteuer vom Arbeitgeber bezahlt» mit dem Betrag.

Den Abzug pro Monat schätzen Sie mit dem Rechner Quellensteuer berechnen.

Ziffer 13: Spesen mit Kreuz, mit Betrag oder mit Reglement

Spesenvergütungen gehören nicht zum Bruttolohn (Wegleitung, Rz 49 bis 61).

Ohne Reglement genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz, wenn alle folgenden Vorgaben eingehalten sind.

• Übernachtungen gegen Beleg
• Mittag- oder Abendessen effektiv höchstens CHF 35, als Pauschale höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit
• Kundeneinladungen gegen Originalquittung
• Öffentlicher Verkehr gegen Beleg
• Privatfahrzeug höchstens CHF 0.75 pro Kilometer
• Kleinspesen gegen Beleg oder als Tagespauschale von höchstens CHF 20

Das Kreuz setzt eine tatsächliche Reisetätigkeit voraus. Die Pauschalen dürfen Sie nicht auf die Arbeitstage hochrechnen. Sind die Vorgaben nicht erfüllt, geben Sie Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen in 13.1.1 als Betrag an.

Mit einem genehmigten Spesenreglement bleibt 13.1.1 ohne Kreuz (Rz 65). Stattdessen steht in Ziffer 15 der Vermerk zur Genehmigung. Das Gesuch stellen Sie bei der Steuerbehörde des Sitzkantons. Was hineingehört, beschreibt der Beitrag Spesenreglement für KMU.

Pauschalspesen nach Ziffer 13.2 geben Sie bei allen Arbeitnehmenden als Betrag an, auch mit genehmigtem Reglement. Sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Ziffer 13.2.1 nimmt Repräsentationspauschalen auf, 13.2.2 pauschale Autospesen und 13.2.3 die übrigen Pauschalen, etwa eine Kostenbeteiligung an Homeoffice oder Co-Working.

Ziffern 14 und 15: Nebenleistungen ohne Betrag und Pflichtvermerke

In Ziffer 14 nennen Sie in Worten und ohne Betrag die Leistungen, deren Wert Sie nicht bestimmen können (Wegleitung).

In Ziffer 15 verlangt die Wegleitung diese Vermerke (Rz 63 bis 69).

• Genehmigtes Spesenreglement mit dem Wortlaut «Spesenreglement durch Kanton XY am ... genehmigt», Kanton als Autokennzeichen
• «Einer von ... Lohnausweisen», wenn der Betrieb ausnahmsweise mehrere Ausweise ausstellt
• «Dieser Lohnausweis ersetzt den Lohnausweis vom XX.XX.XXXX» bei einem Rektifikat
• «Teilzeitbeschäftigung» bei einer Teilzeitanstellung
• Tage mit Erwerbsausfallentschädigung, wenn nicht der Arbeitgeber sie ausbezahlt hat
• Expatriate-Ruling, Mitarbeiterbeteiligungen und Umzugskosten bei äusserem beruflichem Zwang

Mehrere Ausweise lässt die Wegleitung nur ausnahmsweise aus betrieblichen Gründen zu, etwa bei verschiedenen Abteilungen oder Arbeitsverträgen.

Was nicht in den Lohnausweis gehört

Diese Leistungen deklarieren Sie unter anderem nicht (Wegleitung, Rz 72).

• Gratis abgegebenes Halbtaxabonnement
• Vergünstigungen auf Produkte und Dienstleistungen Dritter bis 20 % je Leistung und CHF 600 pro Jahr
• Übliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr
• Gratis-Parkplatz
• Beiträge an Fachverbände

Bargeschenke sind immer zu deklarieren. Übersteigt ein Naturalgeschenk CHF 600, gehört der ganze Betrag in Ziffer 2.3.

Rechenbeispiel: Lohnausweis für CHF 7'000 Monatslohn mit Geschäftsauto

Ein erfundenes Treuhandbüro in Zürich beschäftigt eine Mandatsleiterin das ganze Jahr 2026, mit diesen Annahmen.

• Monatslohn CHF 7'000, 13 Monatslöhne
• Geschäftsauto mit Kaufpreis CHF 50'000 exklusive MWST, Privatanteil pauschal, kein Bordbuch
• Nichtberufsunfallversicherung 1.0 % zulasten der Arbeitnehmerin (Beispielsatz, betriebs- und versichererabhängig)
• Ordentliche BVG-Beiträge der Arbeitnehmerin CHF 3'600 im Jahr (Annahme, der Betrag hängt von der Pensionskasse ab)
• Lunch-Checks für CHF 150 pro Monat
• Repräsentationspauschale CHF 300 pro Monat nach genehmigtem Spesenreglement (Annahme, laut Reglement für diese Funktion)

Einträge nach Wegleitung und FAQ der ESTV, Beitragssätze nach AHV/IV, Merkblatt 2.01, Stand 2026

Den Privatanteil von CHF 5'400 zeigt der Rechner mit denselben Eingaben.

Ohne genehmigtes Spesenreglement entfiele der Vermerk in Ziffer 15. Ein Kreuz in 13.1.1 wäre dann zulässig, sofern die effektiven Spesen die Vorgaben einhalten (Rz 52).

Acht Fehler, die der Wegleitung widersprechen

1. Feld F ist angekreuzt, obwohl der Privatanteil mit Bordbuch erfasst wird (FAQ der ESTV).
2. Pauschalspesen fehlen als Betrag in Ziffer 13.2, weil der Betrieb ein genehmigtes Reglement hat.
3. Die Arbeitswegvergütung steht bei den Spesen statt im Bruttolohn.
4. Prämien für Krankentaggeld oder UVG-Zusatzversicherung sind in Ziffer 9 abgezogen.
5. Der Vermerk zum genehmigten Spesenreglement fehlt in Ziffer 15.
6. Lunch-Checks über CHF 180 pro Monat sind nicht in Ziffer 1 aufgerechnet.
7. Der Lohn ist auf mehrere Ausweise verteilt, ohne den Vermerk «Einer von ... Lohnausweisen».
8. Ein- und Austrittsdatum fehlen in Feld E bei ganzjähriger Anstellung.

Lohnausweis erstellen in sechs Schritten

1. Holen Sie vor dem Jahresende den Kaufpreis jedes Geschäftsfahrzeugs exklusive MWST aus dem Kauf- oder Leasingvertrag (Wegleitung).
2. Notieren Sie das Datum, an dem der Kanton Ihr Spesenreglement genehmigt hat.
3. Prüfen Sie den Monatsbetrag der Lunch-Checks pro Person gegen die Limite von CHF 180.
4. Stellen Sie die Wohnkantone Ihrer Mitarbeitenden zusammen.
5. Füllen Sie nach dem Jahresende zuerst die Felder A bis I aus. Dann folgt Ziffer 1 mit dem Lohn aus dem Lohnkonto, danach die Ziffern bis 15.
6. Geben Sie die Lohnausweise an die Mitarbeitenden ab, üblicherweise im Januar. Reichen Sie das Exemplar für den Kanton fristgerecht ein.

Tragen Sie die ersten vier Schritte für Dezember in Ihren Kalender ein, die letzten zwei für Januar.

Dieser Text informiert allgemein nach der Wegleitung 2026. Im Einzelfall entscheidet die Steuerverwaltung Ihres Kantons, bei Beiträgen und Prämien gelten Pensionskassenreglement und Police.

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