Eine Einzelfirma gründen Sie in der Schweiz ohne Notariat und ohne Startkapital. Sie entsteht, sobald Sie Ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen, und niemand muss die Gründung bewilligen. Anmelden müssen Sie sich trotzdem, zuerst bei der Ausgleichskasse. Sie zieht Ihre AHV-Beiträge ein und entscheidet, ob Sie als selbständig gelten. Ab CHF 100'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr tragen Sie die Firma für CHF 80 ins Handelsregister ein. Die Mehrwertsteuer kommt ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr dazu. Von der Steuer ausgenommene Leistungen zählen für diese Grenze nicht mit.
Das Wichtigste in Kürze
Kein Mindestkapital, kein Notariat. Sie haften mit Ihrem gesamten Privatvermögen.
Der wichtigste Schritt ist die Anerkennung durch die Ausgleichskasse. Bereiten Sie dafür Rechnungen, Verträge und Angebote für mehrere Auftraggeber vor.
Ab CHF 100'000 Umsatz gehört die Firma ins Handelsregister. Befreit sind freie Berufe und Landwirtschaft ohne kaufmännisches Gewerbe.
Was ist eine Einzelfirma?
Einzelfirma ist der Alltagsname, die Rechtsform heisst Einzelunternehmen. Eine einzelne natürliche Person führt allein ein Geschäft auf eigene Rechnung, zum Beispiel als Grafikerin, Berater oder Handwerker.
Für die Schulden des Geschäfts haften Sie unbeschränkt, mit dem Geschäftsvermögen und mit Ihrem gesamten Privatvermögen. Eine öffentliche Urkunde, also ein vom Notariat beurkundetes Dokument, brauchen Sie für die Gründung nicht. Auch ein Mindestkapital gibt es nicht, anders als bei der GmbH mit mindestens CHF 20'000 Stammkapital.
Sieben Schritte zur Einzelfirma
1. Geschäftsidee und Kunden
Suchen Sie von Anfang an mehrere Auftraggeber. Wer für mehrere arbeitet, gilt bei der AHV in der Regel als selbständig, wer nur für einen arbeitet, üblicherweise als unselbständig. Eine feste Mindestzahl nennt das Merkblatt 2.02 der AHV nicht. Eine Bewilligung brauchen nur reglementierte Branchen, zum Beispiel Elektroinstallationen.
2. Firmennamen wählen
Ihr Familienname gehört in den Firmennamen. Legen Sie den Namen fest, bevor Sie Briefpapier und Rechnungen gestalten. Kopien von beidem verlangt die Ausgleichskasse im nächsten Schritt als Beleg.
3. Anerkennung als Selbständige bei der Ausgleichskasse
Melden Sie sich bei der Ausgleichskasse an, sobald Sie die Tätigkeit aufnehmen. Im Kanton Zürich ist das die SVA Zürich, die Kasse AZA oder die Kasse Ihres Berufsverbands. In jedem anderen Kanton, etwa im Aargau, ist es die kantonale Ausgleichskasse oder die Kasse Ihres Berufsverbands (Art. 64 AHVG). Die Kasse entscheidet in jedem Einzelfall nach den wirtschaftlichen Verhältnissen, der Wortlaut Ihrer Verträge ändert daran nichts. Steht in einem Vertrag «freie Mitarbeit», arbeiten Sie aber wie eine Angestellte für einen einzigen Betrieb, zählt die tatsächliche Arbeitsweise.
4. Handelsregister: freiwillig oder Pflicht
Ins Handelsregister, das öffentliche Verzeichnis der Unternehmen, müssen Sie ab CHF 100'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr (Art. 931 OR). Führen Sie mehrere Einzelfirmen, zählen deren Umsätze zusammen. Befreit sind Angehörige der freien Berufe sowie Landwirtinnen und Landwirte, solange sie kein kaufmännisches Gewerbe führen. Ob Ihr Beruf dazu zählt, beantwortet das Handelsregisteramt Ihres Kantons. Unter der Schwelle dürfen Sie sich freiwillig eintragen.
Im Kanton Zürich reichen Sie das Anmeldeformular, eine Kopie Ihres Ausweises und ein beglaubigtes Unterschriftsmuster ein. Das ist Ihre Unterschrift mit amtlich bestätigter Echtheit. Das Amt prüft die Anmeldung in der Regel innert einer Arbeitswoche. Drei Arbeitstage später ist der Eintrag öffentlich sichtbar, schreibt das Handelsregisteramt Zürich.
Online geht es über EasyGov, den Schalter des Bundes für Unternehmen. Dort melden Sie die Einzelfirma laut KMU-Portal kostenlos beim Handelsregister, bei der AHV, der Mehrwertsteuer und der Unfallversicherung an.
5. Mehrwertsteuer prüfen
Mehrwertsteuerpflichtig werden Sie ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Leistungen, die das Gesetz von der Steuer ausnimmt, zählen dabei nicht mit, zum Beispiel Heilbehandlungen (Art. 10 und 21 MWSTG). Erwarten Sie diesen Umsatz schon in den ersten zwölf Monaten, sind Sie ab dem ersten Tag steuerpflichtig. Für die schriftliche Anmeldung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) haben Sie 30 Tage ab Beginn der Steuerpflicht, eine Aufforderung kommt nicht. Unter der Schwelle können Sie sich freiwillig registrieren. Quelle: ESTV, Stand 2026. Die Abrechnung danach erklärt die Seite Mehrwertsteuer abrechnen.
6. Versicherungen
Als Inhaberin oder Inhaber sind Sie nicht gegen Arbeitslosigkeit versichert. Die berufliche Vorsorge nach BVG, also die Pensionskasse, ist für Sie freiwillig. Für Ihre Arbeitnehmenden ist sie obligatorisch, sobald der Jahreslohn CHF 22'680 übersteigt (Art. 2 BVG, Stand 2026). Ausgenommen sind unter anderem Verträge, die auf höchstens drei Monate befristet sind.
Mit der ersten angestellten Person werden Sie Arbeitgeberin oder Arbeitgeber. Sie ziehen die AHV-Beiträge vom Lohn ab und überweisen sie mit Ihrem eigenen Anteil an die Ausgleichskasse (Merkblatt 2.01 der AHV).
Die Unfallversicherung nach UVG ist nur für Ihre Arbeitnehmenden obligatorisch, Sie selbst können sich freiwillig versichern. Ohne UVG-Versicherung müssen Sie Unfälle über die obligatorische Krankenversicherung decken, schreibt das Bundesamt für Gesundheit. Lassen Sie die Unfalldeckung bei Ihrer Krankenkasse also eingeschlossen.
7. Buchhaltung einrichten
Unter CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr genügt eine einfache Buchhaltung. Sie halten Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage fest. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Der Steuererklärung legen Sie Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und Privateinlagen bei (Art. 125 DBG). Privatentnahmen sind Beträge, die Sie für sich aus der Firma nehmen. Ab CHF 500'000 verlangt Art. 957 OR die vollständige Buchführung. Geschäftsbücher und Belege bewahren Sie zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Legen Sie die Belege vom ersten Tag an geordnet ab, auch wenn Sie später die Buchhaltung auslagern.
AHV-Anerkennung: sechs Merkmale der Selbständigkeit
Die Ausgleichskasse prüft, ob Sie wie eine Unternehmerin oder ein Unternehmer arbeiten. Der Leitfaden des Bundes zur Selbständigkeit nennt diese Merkmale.
- Sie treten unter eigenem Namen auf und arbeiten auf eigene Rechnung.
- Sie tragen das wirtschaftliche Risiko.
- Sie nutzen eigene Infrastruktur, etwa eigene Räume und Geräte.
- Sie stellen Rechnungen im eigenen Namen und tragen das Inkassorisiko, also den Verlust, wenn ein Kunde nicht zahlt.
- Sie arbeiten für mehrere Auftraggeber.
- Sie organisieren Ihre Arbeit selbst.
Eigenes Personal spricht ebenfalls für die Selbständigkeit. Als Nachweis verlangt die Kasse Kopien von Rechnungen, Verträgen, Angeboten, Ihrem Briefpapier, dem Mietvertrag für die Geschäftsräume und der Police Ihrer Haftpflichtversicherung.
Firmenname: Familienname plus wahrer Zusatz
Der Name muss Ihren Familiennamen enthalten, mit oder ohne Vornamen (Art. 945 OR). Zusätze sind erlaubt, wenn sie wahr sind, zum Beispiel Ihr Tätigkeitsfeld. Verboten ist jeder Zusatz, der eine Gesellschaft andeutet.
| Name | Zulässig | Grund |
|---|---|---|
| Anna Meier Grafik | ja | Familienname mit wahrem Zusatz |
| Meier & Partner | nein | deutet eine Gesellschaft an |
| Pixelwerk | nein | Familienname fehlt, ohne Eintrag nur Zusatzname im UID-Register |
Quelle: KMU-Portal, Rechtsform Einzelunternehmen, Stand 2026
Ohne Eintrag im Handelsregister steht Ihre Firma im UID-Register, dem Unternehmensverzeichnis des Bundes, unter Ihrem eigenen Namen. Einen Fantasienamen führt das Register dort nur im Feld «Zusätzlicher Name».
Was kostet eine Einzelfirma?
Die Gründung selbst kostet nichts. Gebühren fallen erst mit dem Eintrag ins Handelsregister an.
| Posten | Betrag | Wann |
|---|---|---|
| Mindestkapital | keines | entfällt |
| Anmeldung über EasyGov | kostenlos | bei der Gründung |
| Handelsregister | CHF 80 | nur mit Eintrag |
| Beglaubigung der Unterschrift | CHF 20, Rahmen bis CHF 250 (Notariate ZH) | nur mit Eintrag |
| AHV/IV/EO | 5.371 % bis 10.0 %, mindestens CHF 530 | jedes Jahr |
| Verwaltungskosten der Kasse | höchstens 5 % der Beiträge | jedes Jahr |
Stand 2026. Quellen: Handelsregisteramt Zürich, Gebühren, Notariate Kanton Zürich, Gebühren, AHV/IV, Merkblatt 2.02
Die Notariate im Kanton Zürich beglaubigen die Unterschrift einer Einzelperson üblicherweise für CHF 20, ihr Gebührenrahmen reicht bis CHF 250. In anderen Kantonen nennt die Stelle den Preis, die beglaubigt. Eine Grafikerin in Zürich zahlt mit Eintrag einmalig CHF 80 und die Beglaubigung. Ohne Eintrag zahlt sie für die Gründung nichts.
Steuern und AHV-Beiträge
Eine eigene Gewinnsteuer zahlt die Einzelfirma nicht. Das Steueramt besteuert Sie auf Ihrem gesamten Einkommen und Vermögen, privat und geschäftlich zusammen. Wie viel das in Ihrer Gemeinde ausmacht, berechnet das kantonale Steueramt.
Auf dem Einkommen aus der Einzelfirma zahlen Sie Beiträge an AHV, IV und EO. Ab CHF 60'500 Einkommen gilt 2026 der volle Satz von 10.0 %. Darunter sinkt der Satz stufenweise, von 9.321 % im obersten Band bis 5.371 % bei CHF 10'100. Unter CHF 10'100 zahlen Sie den Mindestbeitrag von CHF 530. Im Nebenberuf erhebt die Kasse bis CHF 2'500 Jahreseinkommen Beiträge nur auf Ihren Wunsch.
Eine Grafikerin in Zürich erzielt mit ihrer Einzelfirma ein beitragspflichtiges Einkommen von CHF 80'000. Auf diesem Einkommen rechnet die Ausgleichskasse. Es liegt über CHF 60'500, also gilt der volle Satz. Ihre Beiträge an AHV, IV und EO betragen CHF 8'000 im Jahr. Die Ausgleichskasse schlägt Verwaltungskosten von höchstens 5 % der Beiträge dazu, hier höchstens CHF 400. Zusammen sind das höchstens CHF 8'400 im Jahr.
Die Kasse verrechnet den Betrag in vier Akontobeiträgen, das sind provisorische Raten. Im Beispiel sind es rund CHF 2'100 pro Quartal, fällig zehn Tage nach Quartalsende. Die definitiven Beiträge setzt die Kasse erst nach der Steuerveranlagung fest, dem Entscheid des Steueramts über Ihr Einkommen. Sie nimmt das Nettoeinkommen aus dieser Veranlagung und zählt Ihre persönlichen Beiträge an AHV, IV und EO wieder dazu. Dann zieht sie einen Zins auf dem Eigenkapital in Ihrer Firma ab. Das ergibt Ihr beitragspflichtiges Einkommen. Haben Sie mit den Raten zu viel bezahlt, erstattet die Kasse die Differenz, sonst stellt sie Rechnung.
Der Rechtsform-Vergleich zeigt für dieses Beispiel mehr als die Rechnung oben, weil er auch den Beitrag für die Familienzulagen einrechnet. Im Kanton Zürich zahlen Selbständige 1.025 % auf dem Einkommen bis CHF 148'200 (BSV, Ansätze 2026).
Wann lohnt sich der Wechsel zur GmbH?
Eine feste Gewinngrenze, ab der die GmbH günstiger ist, gibt es nicht. Vier Punkte sprechen für den Wechsel. Erstens können Ihre Aufträge Schäden auslösen, die Ihr Privatvermögen gefährden. Zweitens steigt Ihr Gewinn. Drittens stellen Sie Mitarbeitende ein. Viertens erwarten Ihre Kunden eine Kapitalgesellschaft als Vertragspartnerin.
Der Wechsel läuft über eine Vermögensübertragung. Dabei gehen Aktiven und Verbindlichkeiten der Einzelfirma in einem Schritt auf die GmbH über (Art. 69 Abs. 1 FusG). Voraussetzung ist, dass Ihre Einzelfirma im Handelsregister steht. Die GmbH erhält das Geschäft als Sacheinlage, also als Einlage in Sachwerten statt in Geld. Das Stammkapital der GmbH beträgt mindestens CHF 20'000 und ist voll zu leisten. Der Eintrag der GmbH kostet CHF 420.
Übertragen Sie den Betrieb zu den bisherigen Steuerwerten auf die GmbH, besteuert das Steueramt die stillen Reserven nicht. Das gilt, solange die Steuerpflicht in der Schweiz bestehen bleibt. Das sind Werte, die am Markt höher liegen als in Ihrer Buchhaltung. Verkaufen Sie in den fünf Jahren danach Anteile zu einem Preis über dem übertragenen steuerlichen Eigenkapital, besteuert das Steueramt diese Reserven nachträglich (Art. 19 DBG). Zuständig ist das kantonale Steueramt.
Mit Ihrem eigenen Gewinn rechnet der Rechtsform-Vergleich. Was in der GmbH von Lohn und Dividende bleibt, zeigt der Rechner Lohn oder Dividende. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber GmbH gründen, alle Rechtsformen vergleicht Alles zur Firmengründung.
In dieser Reihenfolge starten Sie
- Namen festlegen und eine Rechnungsvorlage mit Ihrem Familiennamen erstellen.
- Bei der Ausgleichskasse anmelden, sobald Sie die Tätigkeit aufnehmen.
- Aufträge bei mehreren Auftraggebern holen und jede Rechnung, jeden Vertrag und jedes Angebot für die Kasse kopieren.
- Den Umsatz der ersten zwölf Monate schätzen. Ab CHF 100'000 melden Sie sich bei der ESTV für die Mehrwertsteuer an.
- Eine Belegablage einrichten, bevor die erste Zahlung eintrifft.
Tabulo führt die einfache Buchhaltung für Einzelfirmen zum Fixpreis, bei neu gegründeten Firmen samt kostenloser Lohnbuchhaltung für die erste angestellte Person.
Legen Sie heute den Ordner für die Ausgleichskasse an und kopieren Sie Ihre erste Rechnung hinein.
Häufige Fragen
Muss ich meine Einzelfirma ins Handelsregister eintragen?
Ab CHF 100'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr ja, darunter ist der Eintrag freiwillig. Freie Berufe und Landwirtschaft ohne kaufmännisches Gewerbe sind befreit.
Kann ich eine Einzelfirma online anmelden?
Ja, über EasyGov. Die Anmeldung ist kostenlos und deckt Handelsregister, AHV, Mehrwertsteuer und Unfallversicherung ab.
Wie viele Kunden brauche ich für die AHV-Anerkennung?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Mit mehreren Auftraggebern gelten Sie in der Regel als selbständig, mit nur einem üblicherweise als unselbständig.
Darf meine Einzelfirma einen Fantasienamen tragen?
Allein nicht, der Familienname muss im Firmennamen stehen. Als wahrer Zusatz zum Familiennamen ist eine Bezeichnung Ihrer Tätigkeit erlaubt.
Muss ich mich als Inhaberin gegen Unfall versichern?
Nein, nach UVG nicht. Obligatorisch ist diese Versicherung nur für Arbeitnehmende, Sie selbst können sich freiwillig versichern. Ohne UVG-Versicherung decken Sie Unfälle über die obligatorische Krankenversicherung.
Welche Buchhaltung braucht eine Einzelfirma?
Unter CHF 500'000 Umsatz genügt eine Aufstellung der Einnahmen, der Ausgaben und der Vermögenslage. Ab CHF 500'000 ist die vollständige Buchführung Pflicht.