Wenn Sie in der Schweiz den ersten Mitarbeiter einstellen, melden Sie sich bei einer Ausgleichskasse an und versichern die Person gegen Unfall (SECO, Anleitung). Je nach Lohn und Vertragsdauer kommt die Pensionskasse dazu, je nach Wohnsitz und Bewilligung die Quellensteuer. Bei CHF 5'500 Monatslohn und 13 Löhnen zahlt der Betrieb im Beispiel CHF 8'124.68 Lohnnebenkosten im Jahr.
Checkliste in drei Phasen: vor dem Start, im ersten Monat, laufend
Die Liste folgt der Anleitung des SECO, Stand 2026.
Vor dem ersten Arbeitstag
- Arbeitsvertrag aufsetzen
- Bei der Ausgleichskasse anmelden
- Unfallversicherung abschliessen oder Betrieb der Suva melden
- Pensionskasse wählen, wenn die Person versichert werden muss
- Über eine Krankentaggeldversicherung entscheiden
- Bewilligung für ausländische Staatsangehörige klären
Im ersten Monat
- Quellensteuerpflichtige Person melden
- Angaben zum Arbeitsverhältnis schriftlich abgeben
- Familienzulagen beantragen
- Erste Lohnabrechnung übergeben
Laufend und am Jahresende
- Arbeitszeit erfassen
- Akontobeiträge zahlen
- Lohndeklaration einreichen
- Lohnausweis ausstellen
Vor dem ersten Arbeitstag: Vertrag, Kasse und Versicherungen
Arbeitsvertrag und schriftliche Angaben
Ein Arbeitsvertrag gilt mündlich wie schriftlich (SECO, Anleitung). Das SECO empfiehlt die Schriftform. Ist der Vertrag unbefristet oder dauert er länger als einen Monat, informieren Sie die Person spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich (Art. 330b OR). Diese Mitteilung ist Pflicht und nennt fünf Punkte:
- Namen der Vertragsparteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Funktion
- Lohn und Zuschläge
- wöchentliche Arbeitszeit
Bei einem unbefristeten Vertrag gilt ohne Abrede der erste Monat als Probezeit. Schriftlich können Sie sie auf höchstens drei Monate verlängern (Art. 335b OR). Ein Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag kann die Probezeit anders regeln. Ein befristeter Vertrag hat nur eine Probezeit, wenn Sie sie vereinbaren (SECO, Fragen zur Kündigung). Den Ferienanspruch im Eintrittsjahr zeigt der Rechner Ferienanspruch berechnen.
Ausgleichskasse: als Arbeitgeber anmelden
Sie melden sich bei der kantonalen Ausgleichskasse oder bei einer Verbandsausgleichskasse an (AHV/IV, Merkblatt 2.07). Tun Sie das vor der ersten Lohnzahlung. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Frist.
Auch eine GmbH oder AG mit Personal meldet sich an (KMU-Portal des Bundes). Der Gründer gilt dort selbst als Angestellter. Fehlt der angestellten Person die AHV-Nummer, beantragen Sie diese bei der Ausgleichskasse.
Vereinfachtes Abrechnungsverfahren für Löhne bis CHF 22'680
Das vereinfachte Abrechnungsverfahren können Sie wählen, wenn der einzelne Lohn höchstens CHF 22'680 im Jahr beträgt (AHV/IV, Merkblatt 2.07, Stand 2026). Die Lohnsumme des Betriebs darf höchstens CHF 60'480 erreichen. Sie rechnen dann alle Löhne in diesem Verfahren ab, einmal pro Jahr. Als AG, GmbH oder Genossenschaft können Sie das Verfahren nicht nutzen. Es gilt auch nicht für angestellte Ehegatten oder Kinder des Arbeitgebers.
Hatten Sie bisher kein Personal und keine Ausgleichskasse, melden Sie sich für dieses Verfahren innert 30 Tagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses an. Zuständig ist die kantonale Ausgleichskasse.
Unfallversicherung: Schutz ab dem ersten Arbeitstag
Gegen Unfall versichert ist die Person von Gesetzes wegen ab dem Tag, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt (Art. 3 UVG). Für die Versicherung sorgen Sie als Arbeitgeber.
Bei der Suva sind unter anderem industrielle Betriebe und Betriebe des Bau- und Installationsgewerbes obligatorisch versichert. Gehört Ihr Betrieb dazu, melden Sie der Suva die Eröffnung innert 14 Tagen. Sonst schliessen Sie einen Vertrag mit einem anderen Unfallversicherer ab. Das SECO verlangt, die erste Person sofort zu melden (SECO, Anleitung).
Wer keine Unfallversicherung abschliesst, macht sich strafbar und zahlt Ersatzprämien für die versäumte Zeit, höchstens für fünf Jahre. Verunfallt die Person vorher, erhält sie die gesetzlichen Leistungen trotzdem.
Die Prämie für Berufsunfälle zahlen Sie (KMU-Portal des Bundes). Die Prämie für Nichtberufsunfälle trägt die angestellte Person, sofern Sie nichts anderes vereinbaren. Die Versicherung für Nichtberufsunfälle ist Pflicht, wenn die Person mindestens 8 Stunden pro Woche bei Ihnen arbeitet. Unter 8 Stunden gilt der Unfall auf dem Arbeitsweg als Berufsunfall.
Pensionskasse: Pflicht über CHF 22'680 Jahreslohn
Sie schliessen die Person einer Pensionskasse an, wenn zwei Dinge zutreffen. Der Jahreslohn bei Ihnen liegt über CHF 22'680 (BSV, Grenzbeträge 2026, Stand 2026). Und der Vertrag ist unbefristet oder dauert länger als drei Monate.
Beginnt die Stelle im Lauf des Jahres, zählt der Lohn eines ganzen Jahres. Die Pensionskasse wählen Sie gemeinsam mit Ihren Angestellten, sie müssen einverstanden sein.
Die Versicherung gilt ab Stellenantritt, auch in der Probezeit. Gegen Tod und Invalidität ist die Person ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag versichert. Für das Alter spart sie ab dem 1. Januar nach dem 24. Geburtstag (Art. 7 BVG).
Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem (Art. 1j BVV 2):
- Personen mit einem Vertrag, der auf höchstens drei Monate befristet ist. Verlängern Sie ihn darüber hinaus, gilt die Pflicht ab der Vereinbarung.
- Personen, die zu mindestens 70 % invalid im Sinn der IV sind.
- Personen im Nebenerwerb neben einer versicherten Hauptstelle oder einem selbständigen Hauptberuf.
Im gesetzlichen Minimum zieht die Pensionskasse vom Jahreslohn zuerst CHF 26'460 ab, den Koordinationsabzug. Der Rest heisst koordinierter Lohn, darauf rechnet sie den Beitrag. Im Beispiel mit CHF 5'500 Monatslohn sind das CHF 71'500 minus CHF 26'460, also CHF 45'040.
Ihr Beitrag muss mindestens so hoch sein wie die Beiträge aller Ihrer Angestellten zusammen (Art. 66 BVG). Die Aufteilung steht im Reglement der Kasse.
Krankentaggeld ist freiwillig, Lohnfortzahlung ist Pflicht
Wird die Person krank, zahlen Sie den Lohn weiter, im ersten Dienstjahr mindestens drei Wochen (SECO, Anleitung). Diese Pflicht haben Sie, sobald das Arbeitsverhältnis länger als drei Monate gedauert hat oder für mehr als drei Monate vereinbart ist. Die Dauer für spätere Jahre zeigt der Rechner Lohnfortzahlung bei Krankheit berechnen.
Eine Krankentaggeldversicherung ist freiwillig. Sie kann die Lohnfortzahlung ersetzen, wenn sie gleichwertig ist und schriftlich im Einzelarbeitsvertrag, in einem Normalarbeitsvertrag oder in einem Gesamtarbeitsvertrag steht (Kanton Basel-Stadt, Merkblatt Lohn). Was als gleichwertig gilt, erklärt UVG und KTG für Arbeitgeber.
Arbeitsbewilligung für ausländische Staatsangehörige
Für Staatsangehörige der EU und EFTA gilt bis drei Monate oder 90 Tage pro Jahr das Meldeverfahren über easygov (SECO, Anleitung). Dauert die Stelle länger, braucht es vor Arbeitsbeginn ein Bewilligungsgesuch bei der kantonalen Behörde am Arbeits- oder Wohnort. Personen aus Drittstaaten brauchen eine Bewilligung.
Im ersten Monat: Quellensteuer, Familienzulagen, erste Lohnabrechnung
Die Quellensteuer betrifft zwei Gruppen. Die erste sind ausländische Angestellte, die in der Schweiz wohnen und keine C-Bewilligung haben, zum Beispiel ein Angestellter mit B-Bewilligung (Art. 83 DBG). Die zweite sind Angestellte mit Wohnsitz im Ausland, zum Beispiel eine Grenzgängerin. Solche Personen melden Sie dem Steueramt innert 8 Tagen seit Stellenantritt (SECO, Anleitung).
Eine Ausnahme gilt für Verheiratete mit Wohnsitz in der Schweiz, die in ungetrennter Ehe leben. Hat einer der Ehegatten das Schweizer Bürgerrecht oder die C-Bewilligung, fällt keine Quellensteuer an.
Tarif und Abrechnungsfristen sind kantonal. Bei Wohnsitz in der Schweiz gilt das Recht des Wohnkantons der Person, sonst das Recht Ihres Sitzkantons.
Hat die Person Kinder, beantragen Sie als Arbeitgeber die Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse (SECO, Anleitung).
Übergeben Sie der Person zum Lohn eine schriftliche Abrechnung. Eine Liste mit Pflichtangaben enthält das Gesetz nicht (Art. 323b OR). Welche Abzüge darauf gehören, erklärt Lohnabrechnung Schweiz: alle Abzüge.
Arbeitszeit erfassen mit Beginn, Ende, Dauer und Pausen ab 30 Minuten
Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben. Erfassen Sie Dauer, Beginn und Ende der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, auch Ausgleichs- und Überzeitarbeit (SECO, Arbeitszeiterfassung). Dazu kommen Pausen von einer halben Stunde und mehr. Die Pflicht gilt für Arbeitnehmende, die den Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen des Arbeitsgesetzes unterstehen. Höhere leitende Angestellte sind ausgenommen.
Was der erste Mitarbeiter kostet: Beispiel mit CHF 5'500 Monatslohn
Ein Betrieb im Kanton Zürich stellt eine 30-jährige Mitarbeiterin mit CHF 5'500 Monatslohn an und zahlt 13 Löhne. Das ergibt CHF 71'500 Jahreslohn.
Für AHV, IV und Erwerbsersatzordnung (EO) zahlen Sie 5.3 %, für die Arbeitslosenversicherung (ALV) 1.1 % bis CHF 148'200 Jahreslohn. Die kantonale Familienausgleichskasse Zürich verlangt 1.025 %, Verbandskassen setzen eigene Sätze fest. Vier weitere Sätze legen Ihre Ausgleichskasse und Ihre Versicherer fest. Krankentaggeld zahlen Sie nur, wenn Sie diese freiwillige Versicherung abschliessen.
| Satz | Annahme im Beispiel |
|---|---|
| Verwaltungskosten der Ausgleichskasse | 4.75 % der AHV/IV/EO-Beiträge beider Seiten von CHF 7'579, Grundtarif der SVA Zürich |
| Berufsunfall | 0.1 % des Lohns |
| Krankentaggeld | 1.0 % des Lohns, davon zahlen Sie die Hälfte, also 0.5 % |
| Pensionskasse | Altersgutschrift des gesetzlichen Minimums und 2 % des koordinierten Lohns für Risiko und Verwaltung, hälftig geteilt |
Im Alter von 25 bis 34 Jahren liegt die Altersgutschrift bei 7 % des koordinierten Lohns von CHF 45'040, hier CHF 3'152.80 im Jahr. Dazu kommen CHF 900.80 für Risiko und Verwaltung, zusammen CHF 4'053.60. Sie zahlen die Hälfte, CHF 2'026.80, und damit gleich viel wie die Mitarbeiterin.
| Arbeitgeberkosten | Satz | CHF pro Jahr |
|---|---|---|
| AHV, IV und EO | 5.3 % | 3'789.50 |
| ALV | 1.1 % | 786.50 |
| Familienausgleichskasse Zürich | 1.025 % | 732.88 |
| Verwaltungskosten (Annahme) | 4.75 % der Beiträge | 360.00 |
| Berufsunfall (Annahme) | 0.1 % | 71.50 |
| Krankentaggeld, freiwillig, Arbeitgeberanteil (Annahme) | 0.5 % | 357.50 |
| Pensionskasse, Arbeitgeberhälfte | Hälfte von 7 % plus 2 % (Annahme) auf CHF 45'040 | 2'026.80 |
| Lohnnebenkosten im Beispiel | 11.36 % des Jahreslohns | 8'124.68 |
| Gesamtkosten im Beispiel | Jahreslohn plus Nebenkosten | 79'624.68 |
Stand 2026. Quellen: AHV/IV, Merkblatt 2.01, AHV/IV, Merkblatt 2.08, BSV, Familienzulagen 2026, BSV, Grenzbeträge 2026, SVA Zürich, Verwaltungskostenbeiträge
Der Mitarbeiterin ziehen Sie CHF 7'675.30 im Jahr ab, darin CHF 715 für Nichtberufsunfall bei einem angenommenen Satz von 1.0 %. Ihre eigenen Sätze aus Police und Reglement setzen Sie im Lohnrechner und im BVG-Rechner ein.
Laufend und am Jahresende: Akontobeiträge, Lohndeklaration, Lohnausweis
Während des Jahres zahlen Sie der Ausgleichskasse Akontobeiträge (AHV/IV, Merkblatt 2.01). Bis zum 30. Januar des Folgejahres reichen Sie dort die Lohndeklaration ein. Den Lohnausweis stellen Sie jährlich aus, bei Wegzug oder Todesfall der Person sofort (ESTV, Wegleitung Lohnausweis 2026). In den Kantonen BS, BE, FR, JU, NE, SO, VD und VS reichen Sie ihn zusätzlich beim Steueramt ein. Den Jahresablauf beschreibt Lohnbuchhaltung auslagern: Ablauf, Kosten, Fristen.
Drei Dinge, die Sie vor dem ersten Arbeitstag klären
- Jahreslohn ausrechnen, im Beispiel 13 mal CHF 5'500, dazu Wochenstunden und Vertragsdauer festlegen. Davon hängt ab, ob Pensionskasse und Versicherung für Nichtberufsunfälle Pflicht sind.
- Prüfen, ob für Ihre Branche ein Gesamtarbeitsvertrag gilt, dann den Arbeitsvertrag aufsetzen.
- AHV-Nummer von der Person verlangen, bei ausländischen Staatsangehörigen auch die Aufenthaltsbewilligung. Dann folgen Ausgleichskasse und Unfallversicherung.
Tabulo übernimmt in der Lohnbuchhaltung die Anmeldungen bei AHV, Unfallversicherung und Pensionskasse, die Lohnabrechnungen und die Lohnausweise. Was das kostet, steht bei den Preisen.
Rechnen Sie heute den Jahreslohn aus. Liegt er über CHF 22'680, holen Sie neben der Unfallversicherung auch das Angebot einer Pensionskasse ein.
Häufige Fragen
Wann und bei welcher Ausgleichskasse melde ich mich als Arbeitgeber an?
Bei der Ausgleichskasse Ihres Kantons oder bei einer Verbandsausgleichskasse, am besten vor der ersten Lohnzahlung. Eine feste Frist von 30 Tagen nennt das Merkblatt 2.07 für das vereinfachte Abrechnungsverfahren.
Ab welchem Lohn brauche ich eine Pensionskasse?
Ab einem Jahreslohn über CHF 22'680, wenn der Vertrag unbefristet ist oder länger als drei Monate dauert (BSV, Grenzbeträge 2026).
Muss ich eine Krankentaggeldversicherung abschliessen?
Nein, sie ist freiwillig. Den Lohn zahlen Sie bei Krankheit auch ohne Versicherung weiter, im ersten Dienstjahr mindestens drei Wochen (SECO, Anleitung). Das gilt, sobald das Arbeitsverhältnis länger als drei Monate gedauert hat oder dafür vereinbart war.
Was kostet ein Mitarbeiter mit CHF 5'500 Monatslohn?
Im Beispiel mit 13 Löhnen und den genannten Annahmen CHF 79'624.68 im Jahr, davon CHF 8'124.68 Lohnnebenkosten (AHV/IV, Merkblatt 2.01, Stand 2026).