MWST online abrechnen: Schritt für Schritt (2026)

Im ePortal der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) rechnen Sie die MWST online ab, einen anderen Weg gibt es seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr. Abrechnung und Zahlung sind 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Die Beispiel AG, ein IT-Dienstleister in Zürich, schuldet für das dritte Quartal 2026 CHF 8'464.50.

Seit 2025 nur noch online, seit Mai 2026 nur noch «MWST-Abrechnung pro»

Alle MWST-pflichtigen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronisch im Portal der ESTV abrechnen (ESTV, MWST online abrechnen). Die Pflicht stützt sich auf Art. 65a MWSTG. Selbst erstellte Formulare und Kopien nimmt die ESTV nicht mehr an. Der Online-Dienst kostet nichts.

Der frühere Dienst «MWST-Abrechnung easy» ist abgeschaltet. Der 8. Mai 2026 war der letzte Tag, an dem Sie dort einreichen konnten. Seit dem 11. Mai 2026 gibt es nur noch «MWST-Abrechnung pro», den Dienst der ESTV, in dem Sie die Abrechnung ausfüllen und einreichen.

Vorbereitung: Was vor dem Login bereitliegt

Vor dem Login brauchen Sie:

• Ihre MWST-Nummer
• Ihr Login für das ePortal (siehe Schritt 1)
• eine abgeschlossene Periode, in der alle Rechnungen und Belege verbucht sind
• die Summen aus der Buchhaltung, also die Umsätze je Steuersatz und die Vorsteuer

Vorsteuer ist in erster Linie die MWST, die Ihnen Lieferanten in Rechnung gestellt haben. Vergleichen Sie die Summen mit den Konten Ihrer Buchhaltung, bevor Sie etwas eintragen. Stimmen sie nicht überein, suchen Sie die Differenz zuerst dort. Fehlen noch Belege aus mehreren Monaten, hilft der Ablauf im Beitrag Rückstand in der Buchhaltung aufholen.

Wollen Sie die Zahlen hochladen statt tippen, brauchen Sie einen Export aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Das Portal liest nur XML-Dateien im Format eCH-0217 «E-MWST Version 2.0.0» (ESTV, MWST online abrechnen).

Schritt 1: Mit AGOV einloggen

AGOV ist das Login, mit dem Sie ins ePortal der ESTV gelangen. Es ersetzt das bisherige CH-LOGIN spätestens bis zum 31. Oktober 2026, bestehende Logins gehen in AGOV über (ESTV, Fragen und Antworten). Haben Sie noch kein AGOV-Konto, legen Sie es vor der ersten Abrechnung an und nicht erst am Tag der Frist.

Schritt 2: Einmalig für «MWST-Abrechnung pro» registrieren

Vor der ersten Abrechnung registrieren Sie Ihr Unternehmen einmal für den Dienst. Sie suchen Ihre Firma im Portal und bestätigen die Sitzadresse, die Adresse des Geschäftssitzes.

Bei der Registrierung vergeben Sie Rollen. Mit der Rolle «ausfüllen» trägt eine Person Zahlen ein. Mit der Rolle «ausfüllen und einreichen» darf sie die Abrechnung auch an die ESTV senden. Legen Sie fest, wer in Ihrem Betrieb einreichen darf, und geben Sie nur dieser Person die zweite Rolle.

Ohne Registrierung können Sie nicht abrechnen. Geht deshalb keine Abrechnung ein, schätzt die ESTV Ihr Unternehmen nach Ermessen ein und kann eine Busse aussprechen.

Schritt 3: Abrechnung ausfüllen oder XML importieren

Im Dienst wählen Sie die Periode und tragen die Summen in nummerierte Felder ein, die Ziffern. Mit einem XML-Import füllt das Portal dieselben Ziffern aus Ihrer Datei.

Die wichtigsten Ziffern der effektiven Methode

Bei der effektiven Methode schulden Sie die Differenz zwischen der Steuer auf Ihren Umsätzen und der Vorsteuer derselben Abrechnungsperiode. Entgelt ist, was ein Kunde oder jemand an seiner Stelle für Ihre Leistung aufwendet. Die Steuersätze erklärt der Ratgeber Mehrwertsteuer Schweiz.

Stand 2026. Quelle: ESTV, Musterformular 0550. Das Formular enthält weitere Ziffern für Sonderfälle.

Die Beispiel AG hat im dritten Quartal 2026 Entgelte von CHF 186'500 ohne MWST erzielt und trägt sie in Ziffer 200 ein. Davon stammen CHF 20'000 aus einer Leistung an einen Kunden in Deutschland. Dieser Betrag steht in Ziffer 221 und zählt nicht zum steuerbaren Umsatz. Steuerbar bleiben CHF 166'500 in Ziffer 299.

Zum Normalsatz von 8.1 % ergibt das in Ziffer 303 eine Steuer von CHF 13'486.50. Auf Material und Dienstleistungen haben Lieferanten der Firma CHF 4'212.00 Vorsteuer in Rechnung gestellt, sie gehört in Ziffer 400. Ein neuer Server für CHF 10'000 ohne MWST bringt weitere CHF 810.00 in Ziffer 405. Zusammen gehen CHF 5'022.00 Vorsteuer von der Steuer ab. In Ziffer 500 bleiben CHF 8'464.50, die die Beispiel AG der ESTV schuldet.

In Ziffer 221 gehören Leistungen, deren Ort im Ausland liegt. Bei Dienstleistungen gilt als Ort in der Regel der Sitz des Empfängers, für einzelne Arten von Dienstleistungen nennt Art. 8 MWSTG einen anderen Ort. Verbindlich beurteilt das die ESTV.

Saldosteuersatz-Abrechnung

Beim Saldosteuersatz multiplizieren Sie Ihre steuerbaren Entgelte einschliesslich MWST mit einem Satz, den die ESTV bewilligt. Die branchenübliche Vorsteuer ist in diesem Satz bereits berücksichtigt, Sie ziehen sie nicht einzeln ab. Welche Methode für Ihren Betrieb günstiger ist, zeigt der Beitrag MWST-Abrechnung effektiv oder mit Saldosteuersatz.

Schritt 4: Einreichen und Deklarationsfreigabe

Die fertige Abrechnung senden Sie im Portal an die ESTV. Auch die Deklarationsfreigabe läuft online, eine Freigabe per Post ist nicht mehr möglich. Speichern Sie die eingereichte Abrechnung bei den Buchhaltungsunterlagen der Periode.

Schritt 5: MWST bezahlen

Den Betrag aus Ziffer 500 zahlen Sie innert derselben 60 Tage, und zwar unaufgefordert. Sie zahlen mit der QR-Rechnung der ESTV oder mit den Zahlungsangaben auf der Seite MWST bezahlen. Geben Sie in der Mitteilung Ihre MWST-Nummer und den Zahlungsgrund an, zum Beispiel das Quartal.

Wer zu spät zahlt, schuldet ohne Mahnung einen Verzugszins. 2026 beträgt er 4.0 % pro Jahr. Die ESTV erhebt ihn für die Zeit zwischen dem Fälligkeitsdatum, in der Regel 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode, und dem Zahlungseingang. Zinsbeträge unter CHF 100 erhebt sie grundsätzlich nicht (Stand 2026, Medienmitteilung auf admin.ch).

Der Verzugszins-Rechner ist für Ihre eigenen offenen Kundenrechnungen gedacht, nicht für die MWST-Schuld.

Bleibt die Steuer offen, leitet die ESTV die Betreibung ein. Bei Schuldnern mit Eintrag im Handelsregister läuft sie seit dem 1. Januar 2025 auf Konkurs.

Fristen und Fristverlängerung

Die effektive Abrechnung reichen Sie in der Regel vierteljährlich ein, die Abrechnung mit Saldosteuersatz halbjährlich. Auf Antrag rechnen Sie mit beiden Methoden jährlich ab, wenn Ihr Umsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 5'005'000 pro Jahr nicht übersteigt. Die ESTV kann die jährliche Abrechnung verweigern oder widerrufen (Art. 35a MWSTG). Bei vierteljährlicher Abrechnung enden die 60 Tage 2026 an diesen Daten.

Rechnerisches Fristende, Stand 2026. Quelle: ESTV, MWST bezahlen

Drei der vier Daten fallen auf ein Wochenende. Ob sich ein solches Fristende auf den nächsten Werktag verschiebt, beantwortet die ESTV. Reichen Sie in diesen Quartalen vorsorglich am Freitag davor ein und zahlen Sie so, dass das Geld bis dann bei der ESTV ist.

Schaffen Sie die Abrechnung nicht rechtzeitig, beantragen Sie eine Fristverlängerung für die Einreichung. Das Gesuch nimmt die ESTV nur elektronisch entgegen. Es gilt für die Einreichung, die Zahlungsfrist verlängern Sie getrennt.

Online verlängern Sie die Zahlungsfrist um 3 Monate nach Fälligkeit, eine Gebühr verlangt die ESTV dafür nicht. Den Verzugszins berechnet sie vom Fälligkeitsdatum bis zum Zahlungseingang. Brauchen Sie länger, verlangt die ESTV ein begründetes Gesuch. Ratenzahlungen sind bei einer Härte möglich.

Fehler korrigieren

Korrekturabrechnung im ePortal

Stellen Sie nach dem Einreichen fest, dass eine Zahl falsch war, reichen Sie für dieselbe Periode eine Korrekturabrechnung ein. Auch sie läuft online im ePortal. Ein Beispiel ist eine Lieferantenrechnung, die erst nach dem Einreichen verbucht wurde. Führt die Korrektur zu einer Nachzahlung, klären Sie Zins und weitere Folgen vorher mit der ESTV.

Jahresabstimmung nach dem Jahresabschluss

Stellen Sie beim Erstellen des Jahresabschlusses Mängel in Ihren Abrechnungen fest, müssen Sie sie korrigieren. Das geschieht spätestens in der Abrechnung über die Periode, in die der 180. Tag nach dem Ende des Geschäftsjahres fällt. Die ESTV nennt diese Berichtigungsabrechnung Jahresabstimmung. Sie deklarieren darin nur die Differenzen zu den bereits eingereichten Abrechnungen.

Geht bis 240 Tage nach dem Ende des Geschäftsjahres keine Berichtigung ein, gilt die Steuerperiode als finalisiert, also als abgeschlossen. Die ESTV geht dann davon aus, dass Ihre Abrechnungen vollständig und korrekt sind. Erledigt ist ein Fehler damit nicht. Erkennen Sie ihn später, müssen Sie ihn nachträglich korrigieren, solange die Steuerforderung weder rechtskräftig, also endgültig festgesetzt, noch verjährt ist (Art. 72 MWSTG, ESTV, Jahresabstimmung).

Treuhänder berechtigen

Ein Treuhänder kann die Abrechnung für Sie ausfüllen und einreichen, wenn er im Portal für Ihr Unternehmen berechtigt ist. Dafür gibt es zwei Wege. Sie senden ihm aus dem Portal einen Einladungscode. Oder der Treuhänder stellt selbst einen Antrag, worauf die ESTV einen Aktivierungscode an Ihre Sitzadresse schickt. Diesen Code geben Sie ihm weiter.

Führen Sie Ihre Buchhaltung in bexio, passt dazu ein Treuhänder, der mit bexio arbeitet.

Vor der nächsten Frist: fünf Schritte der Reihe nach

Für das dritte Quartal 2026 endet die Frist rechnerisch am Sonntag, 29.11.2026 (ESTV, MWST bezahlen). Planen Sie Einreichung und Zahlung bis Freitag, 27.11.2026, und gehen Sie in dieser Reihenfolge vor.

1. Melden Sie sich im ePortal an und prüfen Sie, ob Ihr Login bereits über AGOV läuft.
2. Kontrollieren Sie, ob Ihr Unternehmen für «MWST-Abrechnung pro» registriert ist und wer die Rolle «ausfüllen und einreichen» hat.
3. Schliessen Sie die Periode in der Buchhaltung ab und tragen Sie die Summen in die Ziffern 200, 303, 400 und 405 ein.
4. Reichen Sie die Abrechnung im Portal ein.
5. Zahlen Sie den Betrag aus Ziffer 500 vor dem Fristende.

Tabulo übernimmt auf Wunsch das Ausfüllen und Einreichen im Portal: Wir reichen Ihre MWST-Abrechnung fristgerecht ein. Legen Sie als Erstes Ihre MWST-Nummer bereit.

Häufige Fragen